Gestione Consensi

Il consenso è uno dei principi fondamentali del GDPR. FlashCRM offre un sistema completo per raccogliere, tracciare e gestire i consensi degli interessati.

Principi del consenso secondo GDPR

Caratteristiche del consenso valido:

1. Libero: dato spontaneamente, senza coercizione

2. Specifico: chiaro e riferito a finalità precise

3. Informato: l'interessato sa cosa sta autorizzando

4. Inequivocabile: azione positiva chiara (no checkbox pre-spuntate)

5. Revocabile: possibilità di ritirare il consenso facilmente

Importante: Il consenso per marketing NON può essere incluso in termini e condizioni generali. Deve essere richiesto separatamente con checkbox dedicata.

Configurare i Consent Purposes (Finalità del Consenso)

Passaggio 1: Creare finalità di consenso

1. Vai su Impostazioni → GDPR → Consenso

2. Clicca su Nuova Finalità Consenso

3. Compila i campi:

Nome finalità: Descrizione chiara e specifica (es. "Newsletter Marketing", "Profilazione Commerciale", "Analisi Comportamentale")

Descrizione: Spiega esattamente cosa farai con i dati se l'utente acconsente. Deve essere:

• Chiara e comprensibile

• In linguaggio semplice

• Completa ma concisa

Esempio:

Passaggio 2: Separare le finalità

Regola fondamentale: Non mescolare finalità diverse in un unico consenso.

❌ SBAGLIATO:

✅ CORRETTO:

Ogni finalità deve avere la propria checkbox separata.

Come funziona il sistema di consenso

Tracciamento completo:

FlashCRM registra automaticamente:

• Data e ora del consenso/revoca

• Indirizzo IP da cui è stato espresso il consenso

• Finalità specifica autorizzata

• Metodo di acquisizione: online, telefono, di persona

• Staff che ha registrato (se inserito manualmente)

Consenso per Contatti (Clienti):

1. Vai sul profilo del cliente

2. Tab Contatti

3. Per ogni contatto, clicca su Visualizza URL Consenso

4. Ottieni un link univoco personale del contatto

Consenso per Lead:

1. Apri il lead

2. Tab GDPR

3. Trovi l'URL consenso univoco del lead

URL Consenso Unici:

Ogni contatto e lead ha un URL personalizzato e sicuro dove può:

• Dare consenso per una o più finalità

• Revocare consenso precedentemente dato

• Vedere lo storico dei consensi

• Gestire preferenze in autonomia

Esempio URL:

Metodi di acquisizione consenso

1. URL Consenso Diretto

Invia il link univoco al contatto/lead via:

• Email personalizzata

• SMS

• Link in firma email

• QR Code su materiale stampato

Vantaggi:

• Il contatto gestisce tutto in autonomia

• Tracciamento automatico completo

• Conforme GDPR per documentazione

2. Inserimento Manuale (Admin)

Se raccogli consenso offline (telefono, di persona, fiere):

1. Accedi al profilo contatto/lead

2. Vai alla sezione Consensi

3. Clicca Aggiungi Consenso Manualmente

4. Seleziona la finalità

5. Inserisci note su come hai ottenuto il consenso

6. Salva

Importante: Quando inserisci manualmente, FlashCRM registra:

• Nome dello staff che ha inserito

• Data e ora dell'inserimento

• Note aggiuntive

Documentazione obbligatoria: Assicurati di inserire nelle note come hai ottenuto il consenso (es. "Consenso verbale telefonico del 15/02/2026 ore 14:30").

3. Integrazione nei Template Email

Dopo aver abilitato i consensi, un nuovo merge field diventa disponibile nei template email:

{consent_url}

Puoi inserirlo nelle email automatiche:

Gentile {contact_firstname},
 
Se desideri ricevere le nostre comunicazioni commerciali,
puoi gestire i tuoi consensi cliccando qui:
{consent_url}
 
Cordiali saluti,
{company_name}

4. Form Web e Lead Forms

Se usi Web to Lead Forms o form di registrazione, puoi includere checkbox per i consensi che verranno automaticamente registrati nel CRM.

Gestire consensi esistenti

Visualizzare consensi di un contatto/lead:

1. Apri il profilo

2. Vai alla sezione/tab Consensi o GDPR

3. Vedi l'elenco completo:

   • ✅ Finalità autorizzate (con data e IP)

   • ❌ Finalità non autorizzate

   • 🔄 Storico modifiche consensi

Revocare un consenso:

Il contatto può farlo autonomamente tramite URL, oppure:

1. Lo staff può revocarlo manualmente dal profilo

2. Inserire il motivo della revoca nelle note

3. Il sistema registra automaticamente la revoca

Note sulla revoca:

• La revoca deve essere facile come dare il consenso

• Non puoi impedire la revoca

• Dopo la revoca, devi smettere di usare i dati per quella finalità

Consenso e Marketing

Importanza critica:

Se fai marketing (email, SMS, chiamate commerciali), il consenso è obbligatorio per:

• Inviare newsletter commerciali

• Profilazione utenti

• Comunicazioni promozionali

• Condivisione dati con partner

Best practice marketing:

1. Double opt-in: Dopo la registrazione, invia email di conferma

2. Unsubscribe facile: Link disiscriviti in ogni email

3. Preferenze granulari: Lascia scegliere frequenza e tipologia comunicazioni

4. Rispetta le preferenze: Non inviare mai a chi ha revocato

5. Pulisci le liste: Rimuovi contatti inattivi periodicamente

Sanzioni per violazioni:

Inviare comunicazioni senza consenso valido può comportare:

• Multe fino a 20 milioni di euro o 4% del fatturato globale

• Danni reputazionali

• Perdita di fiducia dei clienti