Notifiche Email Automatiche

FlashCRM invia automaticamente notifiche email per una vasta gamma di eventi. Comprendere e configurare correttamente queste notifiche è essenziale per mantenere il team informato senza causare sovraccarico di email.

Tipi di notifiche automatiche

Notifiche clienti:

• Nuova fattura ricevuta

• Promemoria scadenza fattura

• Fattura scaduta

• Pagamento ricevuto

• Nuovo preventivo

• Preventivo accettato/rifiutato

• Nuovo contratto

• Scadenza contratto

• Nuova proposta commerciale

Notifiche staff:

• Nuovo task assegnato

• Task completato

• Commento su task

• Menzione in commento (@nomeutente)

• Nuovo progetto assegnato

• Aggiornamento progetto

• Nuovo ticket assegnato

• Risposta ticket

• Nuovo lead assegnato

• Aggiornamento lead

Notifiche sistema:

• Benvenuto nuovo utente

• Reset password

• Conferme varie

Configurare le notifiche individuali

Ogni membro staff può personalizzare le proprie notifiche:

1. Clicca sul proprio profilo in alto a destra

2. Vai su Il mio profilo

3. Nella sezione Notifiche, configura:

Notifiche in-app: Notifiche che appaiono nel campanello in alto a destra

Notifiche email: Quali eventi devono generare un'email

Opzioni tipiche:

• ✅ Notifica quando mi viene assegnato un task

• ✅ Notifica quando qualcuno mi menziona

• ✅ Notifica per nuovi ticket nel mio dipartimento

• ❌ Notifica per ogni commento su task seguiti (può essere troppo)

• ✅ Digest giornaliero attività

Frequenza digest:

• Nessun digest

• Giornaliero (una email riassuntiva al giorno)

• Settimanale (una email riassuntiva a settimana)

Gestire notifiche a livello sistema

Come amministratore, puoi controllare quali notifiche vengono inviate globalmente:

Disabilitare template email:

Per bloccare completamente una tipologia di notifica:

1. Vai su Impostazioni → Template Email

2. Trova il template della notifica

3. Spunta Disabilitato

4. Salva

Esempio: Se non vuoi inviare email di benvenuto ai nuovi clienti, disabilita il template "New Customer Added/Registered (Welcome Email)".

Configurare chi riceve notifiche:

Alcune notifiche permettono di specificare destinatari:

Notifiche ticket:

• Solo membri del dipartimento ricevono notifiche ticket

• Configurabile in Impostazioni → Dipartimenti

Notifiche lead:

• Configurabile in Impostazioni → Lead → Integrazione Email

• Scegli staff o ruoli specifici

Notifiche task:

• Solo assegnati e follower ricevono notifiche

• Configurabile nel singolo task

Email Queue (Coda Email)

Per sistemi con alto volume di email, FlashCRM offre una funzionalità di coda per ottimizzare le performance.

Problema:

Quando FlashCRM invia molte email contemporaneamente (es. notifica task a 10 persone), il sistema può rallentare perché deve connettersi al server SMTP per ogni email.

Soluzione: Email Queue

Invece di inviare immediatamente:

1. FlashCRM salva le email nel database

2. Il cron job le invia in background ogni 5 minuti

3. Gli utenti non notano rallentamenti

Quando attivarla:

• Team con più di 10 persone

• Molti task collaborativi con tanti assegnati/follower

• Sistema lento durante invio email massive

• Vuoi migliorare la user experience

Configurazione:

1. Vai su Impostazioni → Email → Email Queue

2. Imposta Abilita Email Queue su SÌ

3. Salva

Importante: Le email non verranno più inviate immediatamente, ma con un ritardo di massimo 5 minuti (intervallo cron).

Non aggiungere email con allegati alla coda:

Email con allegati grandi possono causare problemi nel database.

Opzioni:

• SÌ: email con allegati vengono inviate immediatamente, non in coda (raccomandato)

• NO: tutte le email vanno in coda (richiede configurazione server avanzata)

Monitoraggio coda:

Vai su Utilità → Email Queue per vedere:

• Email in attesa di invio

• Email inviate con successo

• Email fallite (con errore)

Puoi eliminare o reinviare email dalla coda manualmente.