Contratti

I contratti in FlashCRM permettono di gestire accordi formali con i clienti, inclusi contratti di servizio, accordi di manutenzione, NDA, SLA e qualsiasi tipo di documento contrattuale.

Quando usare i Contratti

Tipi di contratti comuni:

• Contratti di servizio/manutenzione

• Service Level Agreement (SLA)

• Accordi di riservatezza (NDA)

• Contratti di fornitura

• Licenze software

• Contratti di consulenza

• Abbonamenti servizi

• Garanzie estese

Vantaggi gestione contratti in FlashCRM:

✅ Centralizzazione documenti
✅ Promemoria scadenze automatici
✅ Storico rinnovi tracciato
✅ Firma digitale (se abilitata)
✅ Accesso cliente nell'area riservata
✅ Allegati e documentazione correlata

Creare un nuovo Contratto

Passaggio 1: Accedere alla sezione

1. Vai su Contratti dal menu principale

2. Clicca pulsante Nuovo Contratto in alto a sinistra

Passaggio 2: Configurare dettagli contratto

Cliente (obbligatorio):

Seleziona cliente per cui stai creando il contratto.

Oggetto contratto:

Titolo descrittivo del contratto:

Valore contratto:

Importo economico del contratto:

Usa la valuta base del sistema.

Utilità: Tracking valore contratti attivi, revenue ricorrente.

Tipo contratto:

Categorizza il contratto per tipologia:

• Servizi

• Manutenzione

• Licenza

• NDA

• Consulenza

• Abbonamento

Configurare tipi contratto:

Vai su Impostazioni → Contratti → Tipi Contratto per creare/modificare tipologie.

Data inizio contratto:

Quando il contratto diventa effettivo: (es. 01/01/2026)

Data fine contratto (opzionale):

Quando il contratto scade: (es. 31/12/2026)

Se lasci vuoto: Contratto a tempo indeterminato, nessuna scadenza.

Se compili: Sistema invierà promemoria scadenza automatici.

Nascondi dal cliente:

Spunta per non mostrare questo contratto nell'area clienti.

Quando usare:

• Contratti interni

• Bozze non ancora finalizzate

• Documenti riservati

Se non spuntato:

• Cliente vede contratto in area clienti

• Riceve promemoria scadenza

• Può scaricare PDF

Cestino (Trash):

Marca contratto come eliminato/archiviato.

Non elimina fisicamente il contratto, ma lo nasconde dalle viste standard.

Passaggio 3: Salvare struttura base

Clicca Salva.

Il contratto è creato con metadati. Ora puoi aggiungere il contenuto.

Aggiungere contenuto al contratto

Dopo il salvataggio, vieni reindirizzato alla vista contratto dove puoi scrivere il contenuto.

Editor contratto:

Vedrai un editor di testo ricco (WYSIWYG) per creare il documento contrattuale.

Struttura contratto tipo:

CONTRATTO DI MANUTENZIONE SERVER
 
tra
 
[Tua Azienda S.r.l.]
con sede in [indirizzo]
P.IVA [numero]
 
e
 
{client_company}
con sede in {client_address}
P.IVA {client_vat}
 
---
 
PREMESSO CHE
 
- Il Fornitore è specializzato in [servizi]
- Il Cliente necessita di [servizio]
 
SI CONVIENE E SI STIPULA QUANTO SEGUE:
 
Art. 1 - OGGETTO DEL CONTRATTO
Il presente contratto ha per oggetto la fornitura di servizi di
manutenzione server per la durata di [periodo].
 
Art. 2 - DURATA
Il contratto ha validità dal {contract_datestart} al {contract_dateend}.
 
Art. 3 - CORRISPETTIVO
Il Cliente si impegna a corrispondere l'importo di {contract_value}
secondo le seguenti modalità: [descrizione pagamenti].
 
Art. 4 - OBBLIGHI DEL FORNITORE
[Elenco obblighi...]
 
Art. 5 - OBBLIGHI DEL CLIENTE
[Elenco obblighi...]
 
Art. 6 - LIVELLI DI SERVIZIO (SLA)
[Descrizione SLA...]
 
Art. 7 - RISERVATEZZA
[Clausole riservatezza...]
 
Art. 8 - RECESSO
[Condizioni recesso...]
 
Art. 9 - FORO COMPETENTE
[Giurisdizione...]
 
---
 
Letto, confermato e sottoscritto.
 
Data: {contract_datestart}
 
Per [Tua Azienda]          Per {client_company}
____________________        ____________________

Formattazione:

Usa toolbar editor per:

• Titoli e sottotitoli

• Grassetto per enfasi

• Liste numerate per articoli

• Tabelle per SLA/prezzi

• Link a documenti esterni

Merge fields contratti:

Clicca "Campi Disponibili" per vedere merge fields:

I merge fields vengono sostituiti automaticamente con dati reali quando generi il PDF.

Salvataggio:

Clicca pulsante verde Salva Contratto per salvare il contenuto.

Nota: Salva periodicamente mentre scrivi per non perdere lavoro.

Allegati contratto

Oltre al contenuto testuale, puoi allegare file al contratto.

Caricare allegati:

1. Nella vista contratto, cerca sezione Allegati

2. Clicca Aggiungi Allegato o trascina file

3. Seleziona file dal computer

Tipi di file utili:

• PDF firmati scansionati

• Documentazione tecnica

• Specifiche tecniche

• Allegati contrattuali

• Certificazioni

Visibilità allegati:

Gli allegati caricati sono visibili al cliente nell'area clienti se il contratto non è nascosto.

Cliente può scaricare allegati per archiviazione.

Quando usare allegati:

• Contratto principale in FlashCRM (editabile)

• Versione firmata PDF come allegato (archiviazione)

• Documenti supplementari citati nel contratto

Inviare il contratto

Passaggio 1: Finalizzare

Prima di inviare:

1. Rivedi contenuto contratto

2. Verifica date e importi

3. Controlla merge fields siano corretti

4. Genera anteprima PDF per verifica

Passaggio 2: Inviare via email

1. Nella vista contratto, clicca icona busta email in alto a destra

2. Si apre form invio

Destinatari:

Pre-selezionati contatti cliente con permessi contratti.

Oggetto email:

Auto-popolato, personalizzabile:

Messaggio:

Template email configurabile in Impostazioni → Template Email.

Allega PDF:

Il PDF del contratto viene automaticamente allegato.

Invia:

Clicca Invia Email.

Cliente riceve:

• Email con messaggio

• PDF contratto allegato

• Link per visualizzare online

Cliente visualizza contratto

Il cliente può accedere al contratto in due modi:

Metodo A: Area clienti

1. Cliente accede area clienti

2. Menu Contratti

3. Vede elenco contratti (se ha permessi)

4. Clicca per visualizzare/scaricare

Metodo B: Link diretto

Link univoco nell'email inviata porta direttamente al contratto.

Azioni cliente:

Visualizzare:

• Contenuto contratto formattato

• Allegati disponibili

Scaricare PDF:

• Per stampa/archiviazione

Firmare digitalmente:

• Se funzione firma abilitata

• Firma online con un clic

• Tu ricevi notifica firma

Template Contratti

Per contratti ricorrenti simili, usa i template per velocizzare la creazione.

Creare template contratto:

Metodo: Dalla vista contratto

1. Apri contratto esistente ben scritto

2. Clicca tab Templates

3. Clicca Aggiungi Template

Form template:

Titolo template:

Nome identificativo:

Contenuto:

L'editor mostra contenuto contratto attuale.

Personalizza:

• Sostituisci dettagli specifici con merge fields

• Es. "ABC S.r.l." → {client_company}

• Es. "€15.000" → {contract_value}

• Es. "01/01/2026" → {contract_datestart}

Salva template:

Il template è ora disponibile per riuso.

Usare template:

Quando crei nuovo contratto:

1. Dopo aver salvato metadati, sei nell'editor

2. Clicca tab Templates

3. Trova template desiderato

4. Clicca Inserisci

5. Contenuto template viene iniettato nell'editor

6. Merge fields sostituiti con dati reali

7. Personalizza per cliente specifico

8. Salva

Gestire template:

Modificare:

• Apri qualsiasi contratto

• Tab Templates

• Modifica template esistente

• Salva

Eliminare:

• Se non più utile, elimina template

Best practice template:

✅ Crea template per ogni tipo contratto standard
✅ Usa merge fields per personalizzazione automatica
✅ Includi tutte clausole legali standard
✅ Rivedi con legale prima di usare in produzione
✅ Aggiorna template quando normative cambiano

Promemoria scadenza contratti

FlashCRM può notificare automaticamente te e il cliente della scadenza contratto.

Configurazione promemoria:

1. Vai su Impostazioni → Contratti

2. Invia promemoria scadenza contratto: Giorni prima scadenza

Esempio:

• Imposta: 30 giorni

• Contratto scade: 31/12/2026

• Promemoria automatico: 01/12/2026

Chi riceve promemoria:

Staff:

• Staff assegnato al contratto

• Admin

Cliente:

• Contatti cliente con permesso "Contratti"

• Solo se contratto non è nascosto

Template email:

Personalizza in Impostazioni → Template Email → "Contract Expiration".

Promemoria multipli:

Puoi configurare più promemoria:

• 60 giorni prima (primo avviso)

• 30 giorni prima (secondo avviso)

• 7 giorni prima (avviso finale)

Configura tramite cron job settings.

Rinnovare contratti

Quando un contratto scade, puoi rinnovarlo facilmente mantenendo storico.

Passaggio 1: Aprire contratto in scadenza

Vai sul contratto da rinnovare.

Passaggio 2: Accedere al rinnovo

1. In alto a destra, clicca Storico Rinnovi Contratto

2. Clicca Rinnova Contratto

Passaggio 3: Configurare rinnovo

Si apre modal con dati pre-compilati:

Nuova data inizio:

Solitamente: giorno dopo scadenza vecchio contratto.

Nuova data fine:

Calcola automaticamente (+1 anno):

Nuovo valore:

Stesso valore o aggiornato:

Passaggio 4: Salvare

Clicca Salva.

Effetti rinnovo:

Contratto originale:

• Rimane nel sistema

• Storico conservato

• Marcato come "Scaduto"

Nuovo contratto:

• Creato con nuove date

• Stesso contenuto del vecchio

• Collegato al contratto madre

Storico rinnovi:

Nella vista contratto, sezione "Storico Rinnovi" mostra tutti i rinnovi:

Notifica rinnovo:

Puoi inviare il nuovo contratto al cliente via email per conferma/firma.

Stati contratti

FlashCRM assegna automaticamente stati ai contratti:

Attivo:

• Contratto entro date validità

• Badge verde

In scadenza:

• Meno di 30 giorni a scadenza

• Badge arancione

Scaduto:

• Data fine superata

• Badge rosso

Cestino:

• Marcato come eliminato

• Badge grigio

Report e analisi contratti

Vista elenco contratti:

Filtra per:

• Stato (Attivo, Scaduto, In scadenza)

• Tipo contratto

• Cliente

• Valore

• Date

Dashboard contratti:

Statistiche:

• Totale contratti attivi

• Valore totale contratti attivi

• Contratti in scadenza questo mese

• Revenue ricorrente contratti

Report:

Report → Contratti:

• Contratti per tipo

• Revenue da contratti

• Tasso rinnovo

• Contratti scaduti non rinnovati

Best practice contratti

Creazione:

✅ Usa template per coerenza
✅ Fai revisionare da legale
✅ Includi SLA chiari e misurabili
✅ Definisci chiaramente termini pagamento
✅ Specifica condizioni recesso

Gestione:

✅ Imposta date fine per tracking scadenze
✅ Configura promemoria 60+ giorni prima scadenza
✅ Mantieni storico rinnovi completo
✅ Allega versioni firmate come PDF

Rinnovi:

✅ Contatta cliente 60 giorni prima scadenza
✅ Proponi rinnovo con eventuali aggiornamenti
✅ Negozia nuovi termini se necessario
✅ Rinnova formalmente prima della scadenza