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Leads Email Integration

FlashCRM può trasformare automaticamente email ricevute in lead, perfetto per centralizzare tutte le richieste commerciali da form di contatto, landing page, campagne email.

Come funziona

  1. Configuri casella email dedicata per lead (es. leads@tuaazienda.com)

  2. Inoltri form di contatto e richieste a questa email

  3. FlashCRM legge automaticamente la casella via IMAP

  4. Ogni email diventa un nuovo lead

  5. Commerciali ricevono notifica

Vantaggi:

  • ✅ Nessun lead perso

  • ✅ Acquisizione automatica 24/7

  • ✅ Centralizzazione richieste

  • ✅ Tracciamento conversazioni

  • ✅ Notifiche immediate al team

Prerequisiti

Requisiti tecnici:

  1. Casella email dedicata: Crea leads@tuaazienda.com o simile

  2. Accesso IMAP: Server email deve supportare IMAP

  3. PHP IMAP estensione: Server PHP deve avere estensione IMAP abilitata

  4. Cron Job configurato: Necessario per controllo periodico email

Verifica IMAP PHP:

Contatta il tuo hosting o controlla phpinfo() per verificare supporto IMAP.

Configurazione passo per passo

Passaggio 1: Creare email dedicata

Nel tuo pannello email (cPanel, Plesk, provider):

  1. Crea nuovo account email

  2. Nome: leads@tuodominio.com

  3. Password sicura

  4. Annota credenziali

Importante: Usa email nuova e dedicata. Non usare email esistenti con migliaia di messaggi.

Passaggio 2: Configurare in FlashCRM

  1. Vai su Impostazioni → Lead → Integrazione Email

  2. Compila il form di configurazione

Server IMAP:

Indirizzo server IMAP del tuo provider:

Gmail: imap.gmail.com Office365: outlook.office365.com Hosting generico: mail.tuodominio.com o imap.tuodominio.com

Email (Login):

leads@tuodominio.com

Password:

Password dell'account email.

Crittografia:

  • SSL (raccomandato): porta 993

  • TLS: porta 143

  • Nessuna: sconsigliato

Elimina email dopo import:

  • SÌ: Email viene cancellata dopo importazione (risparmia spazio)

  • NO: Email rimane nella casella (raccomandato per backup)

Marca automaticamente come pubblico:

  • SÌ: Lead importati visibili a tutto il team

  • NO: Lead visibili solo ad assegnato e admin

Cartella:

Dopo configurazione IMAP, clicca Recupera cartelle:

  • Seleziona cartella da monitorare

  • Solitamente: INBOX

  • FlashCRM controllerà solo questa cartella

Controlla ogni (minuti):

Intervallo controllo email:

  • Minimo: 5 minuti

  • Raccomandato: 10-15 minuti

  • Non impostare <5 (carico server)

Controlla solo email non aperte:

  • SÌ (raccomandato): Solo email nuove non lette

  • NO: Controlla tutte (sconsigliato, rallenta sistema)

Come funziona:

  • FlashCRM controlla email non lette

  • Dopo import, marca email come LETTA

  • Al prossimo controllo, salta email già lette

Fonte predefinita:

Quale fonte assegnare ai lead importati:

"Email Integration" "Sito Web" "Form Contatto"

Stato predefinito:

Stato iniziale lead importato:

"Nuovo"
"Da Contattare"
"Da Qualificare"

Responsabile nuovo lead:

Staff da assegnare automaticamente:

  • Seleziona commerciale

  • Oppure lascia vuoto (lead non assegnati)

  • Oppure usa rotazione automatica (se configurata)

Passaggio 3: Configurare notifiche

Notifica quando lead importato:

  • Spunta per ricevere notifica ogni nuovo lead

Notifica se lead invia email multiple volte:

Se lead già esistente invia altra email:

  • NON crea lead duplicato

  • Aggiunge email allo storico lead esistente

  • Notifica che lead ha inviato nuova email

Nota: Se lead è stato convertito in cliente o marcato come Junk, email successive vengono ignorate.

Notifica a:

Seleziona chi deve ricevere notifiche:

  • Staff specifici: Scegli nomi

  • Ruoli: Es. "Commerciali"

  • Tutti gli admin: Spunta "Amministratori"

Importante: Admin NON ricevono notifiche automatiche a meno che non siano esplicitamente selezionati.

Passaggio 4: Testare connessione

Prima di attivare, testa la connessione IMAP:

  1. Clicca TEST CONNESSIONE IMAP

  2. Attendi risultato

Successo: Messaggio verde, configurazione OK Fallimento: Leggi errore e correggi

Errori comuni:

"Invalid credentials" → Verifica email e password "Connection refused" → Verifica host IMAP e porta "SSL required" → Abilita crittografia SSL

Passaggio 5: Attivare integrazione

  1. Dopo test positivo, cambia stato su Attivo

  2. Salva configurazione

Da questo momento, FlashCRM controllerà la casella ogni X minuti.

Auto-popolamento campi da email HTML

Se le email che ricevi hanno una struttura HTML specifica (es. da Contact Form 7 WordPress), FlashCRM può estrarre automaticamente i dati nei campi corretti.

Formato email riconosciuto:

Name: Mario Rossi Email: mario.rossi@example.com Phone: +39 345 1234567 Company: ABC S.r.l. Message: Vorrei informazioni sui vostri servizi

FlashCRM popola automaticamente:

  • Nome lead: Mario Rossi

  • Email: mario.rossi@example.com

  • Telefono: +39 345 1234567

  • Azienda: ABC S.r.l.

  • Descrizione: Vorrei informazioni...

Se formato non è riconosciuto:

  • Nome lead: Estratto dall'email mittente (o email se nome mancante)

  • Email: Indirizzo mittente

  • Descrizione: Tutto il contenuto email

Lead esistenti - Email successive

Cosa succede se lead già esiste:

Se l'email proviene da indirizzo già presente come lead:

  1. NON crea lead duplicato

  2. Aggiunge email allo storico del lead esistente

  3. Notifica (se configurato) che lead ha inviato nuova email

  4. Nel profilo lead: Visualizzi tutte le email ricevute da quel lead

Eccezioni:

Lead con stato "Junk/Spam":

  • Email successive vengono ignorate

  • NON salvate nel sistema

  • Nessuna notifica

Lead convertito in Cliente:

  • Email successive vengono ignorate

  • Lead non è più gestito nel sistema lead

Utilità:

Storico email nel lead permette di:

  • Vedere tutte le interazioni

  • Tracciare interesse ripetuto

  • Qualificare meglio il lead

  • Decidere priorità follow-up

Allegati email

Allegati nelle email vengono automaticamente:

  • Importati

  • Salvati nel profilo lead

  • Scaricabili dallo staff

Limite dimensione: Dipende da configurazione server PHP (solitamente 2-8MB).

Import da casella email esistente

Se vuoi usare email esistente con migliaia di messaggi:

ATTENZIONE: Se attivi integrazione su casella piena, FlashCRM importerà TUTTE le email non lette come lead!

Procedura sicura:

Prima di attivare:

  1. Marca tutte email come LETTE nella casella

    • Accedi alla webmail

    • Seleziona tutte

    • Marca come lette

  2. Disabilita temporaneamente notifiche:

    • Togli spunte da tutte le notifiche

    • Così non ricevi 1000+ notifiche

  3. Disabilita template email "New Lead Assigned":

    • Vai su Impostazioni → Template Email

    • Trova "New Lead Assigned to Staff Member"

    • Spunta "Disabilitato"

  4. Disabilita "Controlla solo email non aperte":

    • Così importa anche email già lette (se necessario)

  5. Attiva integrazione

  6. Lascia eseguire cron UNA VOLTA:

    • Attendi 10-15 minuti

    • Controlla che lead siano stati importati

  7. Riabilita impostazioni normali:

    • Riattiva notifiche

    • Riabilita template email

    • Riattiva "Solo email non aperte"

Monitoraggio integrazione

Log attività:

Vai su Utilità → Activity Log:

  • Cerca [CRON] Lead Email Integration

  • Vedi quando è stato eseguito controllo

  • Eventuali errori di connessione IMAP

Errori comuni nel log:

[CRON] Failed to connect to IMAP lead email integration → Problema connessione server email

Soluzione: Verifica credenziali, host IMAP, firewall

Best practice

Email dedicata:

  • ✅ Crea email solo per lead (leads@...)

  • ❌ Non usare email personale o condivisa

Controlla intervallo:

  • ✅ 10-15 minuti è bilanciato

  • ❌ Non <5 minuti (carico server)

  • ❌ Non >30 minuti (lead attendono troppo)

Filtraggio spam:

Se ricevi molto spam:

  1. Configura filtri anti-spam nel server email

  2. Usa reCAPTCHA nei form web

  3. Marca lead spam come "Junk" in FlashCRM

Monitoraggio:

  • Controlla settimanalmente Activity Log

  • Verifica che lead vengano importati

  • Assicurati che commerciali ricevano notifiche

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