Preventivi

I preventivi sono documenti che forniscono una stima dei costi per prodotti o servizi richiesti dal cliente. Sono più orientati al prezzo rispetto alle proposte e vengono usati per richieste rapide di quotazione.

Quando usare i Preventivi

Preventivi vs Offerte (proposte):

Usa Preventivi per:

• Richieste rapide di prezzo

• Prodotti/servizi standard

• B2C (privati)

• Situazioni dove il prezzo è il fattore decisionale principale

• Catalogo prodotti fissi

Caratteristiche preventivi:

• Formato più semplice e diretto

• Focus su articoli e prezzi

• Meno contenuto descrittivo

• Più veloce da creare

Creare un nuovo Preventivo

Passaggio 1: Accedere alla creazione

1. Vai su Vendite → Preventivi

2. Clicca Crea Nuovo Preventivo

Oppure usa Quick Create (icona + in alto a sinistra).

Passaggio 2: Selezionare cliente

Cliente (obbligatorio):

Seleziona cliente dalla lista.

Importante: I preventivi possono essere creati solo per clienti, non per lead. Se hai un lead, convertilo prima in cliente o usa una Proposta.

Auto-compilazione dati:

Quando selezioni il cliente, FlashCRM auto-compila:

• Informazioni azienda

• Indirizzo fatturazione

• Indirizzo spedizione (se diverso)

• Email contatto

• Valuta cliente

Modificare dati per questo preventivo:

Puoi cliccare icona modifica (matita) accanto ai dati cliente per personalizzarli solo per questo preventivo, senza modificare l'anagrafica cliente.

Passaggio 3: Configurare dettagli preventivo

Numero Preventivo:

Auto-generato sequenzialmente:

Configurare numerazione: Vai su Impostazioni → Finanza → Preventivi e imposta:

• Prefisso (es. "EST-", "PREV-", "Q-")

• Prossimo numero

• Numero cifre (padding)

Data Preventivo:

Data di emissione, predefinita: oggi.

Modificabile se necessario (es. preventivo preparato ieri).

Data Scadenza:

Data entro cui il preventivo è valido:

Auto-popolamento: In Impostazioni → Finanza → Preventivi, configura "Preventivo valido per (giorni)" (es. 30 giorni).

Alla creazione, data scadenza = data preventivo + giorni configurati.

Valuta:

Auto-selezionata:

• Valuta del cliente (se impostata)

• Oppure valuta base sistema

NON modificabile se cliente ha già documenti esistenti, per coerenza.

Stato:

Bozza:

• Preventivo in lavorazione

• Non visibile al cliente

• Modificabile liberamente

Inviato:

• Preventivo finalizzato e inviato

• Cliente può visualizzare

• In attesa risposta

Scaduto:

• Data scadenza superata senza accettazione

• Cliente non può più accettare online

Accettato:

• Cliente ha accettato il preventivo

• Pronto per conversione in fattura

Rifiutato:

• Cliente ha declinato

• Opportunità persa (per ora)

Riferimento esterno:

Campo opzionale per riferimenti esterni:

Agente di vendita:

Seleziona il commerciale responsabile:

• Per tracking performance

• Report vendite per agente

• Commissioni (se applicabili)

Mostra agente su preventivo: In Impostazioni → Finanza → Preventivi, puoi abilitare visualizzazione nome agente sul PDF preventivo.

Note per il cliente:

Testo libero visibile al cliente:

• Nel preventivo HTML online

• Nel PDF preventivo

Esempi:

Termini e condizioni:

Condizioni contrattuali del preventivo.

Predefinire termini: Vai su Impostazioni → Finanza → Preventivi e compila "Termini e Condizioni Predefiniti".

Verranno auto-inseriti in ogni nuovo preventivo (modificabili per preventivo specifico).

Note admin (uso interno):

Note visibili solo allo staff, non al cliente:

Passaggio 4: Aggiungere articoli

Opzione A: Da catalogo prodotti

1. Menu a tendina "Seleziona Articolo"

2. Scegli prodotto/servizio

3. Dati auto-compilati (descrizione, prezzo, tassa)

Opzione B: Inserimento manuale

Compila campi articolo:

Descrizione articolo:

Descrizione lunga:

Quantità: (es. 5)

Tariffa unitaria: (es. €250,00)

Unità: (es. pz)

Aliquota IVA:

• 22% (standard)

• 10% (ridotta)

• Esente

Clicca ✓ per aggiungere l'articolo.

Modifiche articoli:

Dopo aggiunta:

• Modifica: Clicca icona matita

• Elimina: Clicca icona cestino

• Riordina: Drag & drop per cambiare sequenza

Calcoli automatici:

FlashCRM calcola:

• Subtotale articolo = Quantità × Tariffa

• Imposta articolo = Subtotale × Aliquota IVA

• Subtotale preventivo = Somma tutti gli articoli

• Totale imposte

• Totale preventivo = Subtotale + Imposte - Sconti

Sconto (opzionale):

Applica sconto a tutto il preventivo:

Sconto percentuale:

Sconto importo fisso:

Aggiustamento (Adjustment):

Campo per aggiustamento manuale finale:

Utilità: Arrotondamenti, piccoli extra, correzioni.

Passaggio 5: Salvare

Clicca Salva Preventivo.

Il preventivo è ora creato e visualizzabile.

Inviare il preventivo

Passaggio 1: Finalizzare

Prima di inviare:

1. Rivedi tutti i dati

2. Verifica calcoli

3. Cambia stato da "Bozza" a "Inviato"

Passaggio 2: Inviare via email

1. Apri il preventivo

2. Clicca icona email in alto

Form invio email:

Destinatari:

• Pre-selezionati: contatti cliente con notifiche preventivi abilitate

• Puoi aggiungere/rimuovere destinatari

Oggetto:

Messaggio: Template configurabile in Impostazioni → Template Email.

Allega PDF: Spunta per allegare PDF preventivo all'email.

Passaggio 3: Inviare

Clicca Invia.

Cliente riceve:

• Email con messaggio

• PDF allegato

• Link per visualizzare online

Cliente visualizza e risponde

Il cliente, tramite link, accede al preventivo online e può:

Visualizzare:

• Preventivo formattato

• Tutti gli articoli e prezzi

• Termini e condizioni

Azioni:

Accettare preventivo:

• Pulsante "Accetta"

• Accettazione con un clic

• Tu ricevi notifica automatica

Rifiutare preventivo:

• Pulsante "Rifiuta"

• (Opzionale) Motivo rifiuto

Scaricare PDF:

• Per archivio personale

Commentare:

• Se abilitato

• Fare domande

• Negoziare

Convertire preventivo in fattura

Quando il cliente accetta il preventivo, puoi convertirlo istantaneamente in fattura.

Passaggio 1: Aprire preventivo accettato

Vai al preventivo con stato "Accettato".

Passaggio 2: Convertire

Sul lato destro, clicca pulsante Converti in Fattura.

Cosa succede:

FlashCRM crea automaticamente una nuova fattura con:

• ✅ Stesso cliente

• ✅ Stessi articoli (descrizioni, quantità, prezzi)

• ✅ Stesse tasse

• ✅ Stesso sconto

• ✅ Note cliente copiate

Puoi personalizzare la fattura prima di salvare (es. aggiungere dettagli pagamento, modificare note).

Passaggio 3: Salvare fattura

Clicca Salva.

La fattura è ora creata e pronta per essere inviata/pagata.

Collegamento:

La fattura mantiene riferimento al preventivo originale. Nel profilo cliente, vedrai il collegamento preventivo → fattura.

Richieste preventivo (Estimate Request)

FlashCRM offre una funzionalità potente: form pubblici dove clienti e potenziali clienti possono richiedere preventivi compilando un questionario sul tuo sito web.

Come funziona:

1. Tu crei form personalizzato con domande

2. Lo incorpori sul sito web

3. Visitatore compila form

4. FlashCRM crea automaticamente richiesta preventivo

5. Tu vedi la richiesta e crei il preventivo

6. Invii preventivo al richiedente

Creare form richiesta preventivo:

1. Vai su Vendite → Richieste Preventivo

2. Clicca Nuovo Form

3. Configura campi (es. "Tipo servizio", "Budget", "Tempistiche")

4. Ottieni codice iframe

5. Incorpora sul sito

Vantaggi:

• Qualifica automaticamente richieste

• Raccogli informazioni specifiche prima di quotare

• Automatizza acquisizione richieste

• Disponibile 24/7

Report e analisi preventivi

Elenco preventivi:

Filtra per:

• Stato (Bozza, Inviato, Accettato, Rifiutato, Scaduto)

• Cliente

• Agente

• Data emissione/scadenza

• Valore

Statistiche dashboard:

• Totale preventivi emessi

• Tasso conversione preventivi → fatture

• Valore medio preventivo

• Preventivi in attesa risposta

Report vendite:

Report → Vendite → Report Preventivi:

• Preventivi per agente

• Performance mensile/annuale

• Analisi conversioni

• Tempo medio accettazione

Best practice preventivi

Velocità:

✅ Rispondi a richieste preventivi entro 24 ore4
✅ Usa catalogo prodotti per creazione rapida
✅ Template per servizi ricorrenti

Chiarezza:

✅ Descrizioni articoli chiare e complete
✅ Prezzi trasparenti
✅ Termini e condizioni leggibili
✅ Validità ben definita

Follow-up:

✅ Sollecita dopo 3-5 giorni se nessuna risposta
✅ Offri disponibilità per domande
✅ Estendi validità se cliente è interessato ma serve più tempo

Conversione:

✅ Converti preventivi accettati in fatture immediatamente
✅ Analizza motivi rifiuti per migliorare
✅ A/B test prezzi e presentazione