Creazione Staff e Utenti

Differenza tra Amministratore e Staff

Amministratori:

• Hanno accesso illimitato a tutte le funzionalità del sistema

• Non sono soggetti a restrizioni di permessi

• Possono modificare impostazioni globali e configurazioni critiche

• Raccomandato solo per i responsabili IT o i manager di alto livello

Staff (membri del team):

• Accesso controllato tramite ruoli e permessi personalizzati

• Possono vedere e modificare solo i dati per cui hanno autorizzazione

• Ideali per il personale operativo (commerciali, contabili, supporto, etc.)

Creare un nuovo membro dello staff

Passaggio 1: Accedere alla sezione Staff

1. Accedi come amministratore a FlashCRM

2. Vai su Impostazioni → Staff

3. Clicca sul pulsante Nuovo Membro Staff

Passaggio 2: Compilare le informazioni personali

Nella scheda "Profilo", inserisci i seguenti dati:

Informazioni di base:

• Nome: nome del collaboratore

• Cognome: cognome del collaboratore

• Email: indirizzo email aziendale (sarà usato per il login e le notifiche)

• Amministratore: spunta questa casella solo se vuoi dare accesso completo senza restrizioni

Informazioni di contatto:

• Telefono: numero di telefono diretto

• Facebook: link al profilo Facebook (opzionale)

• LinkedIn: link al profilo LinkedIn professionale (opzionale)

• Skype: username Skype per comunicazioni rapide (opzionale)

Informazioni professionali:

• Tariffa oraria: inserisci la tariffa oraria del collaboratore (es. €25,00/ora)

  • Questo valore serve per calcolare i costi del lavoro basati sul tempo registrato

  • È utilizzato nei report per analizzare i costi delle attività

  • Nota importante: la tariffa oraria dello staff è separata dalla tariffa oraria dei task, è utilizzata solo per scopi interni di rendicontazione

Preferenze interfaccia:

• Lingua predefinita: lingua che l'utente vedrà nell'area amministrativa (i PDF saranno sempre nella lingua di sistema)

• Direzione testo: LTR (sinistra-destra) per lingue occidentali, RTL (destra-sinistra) per arabo, ebraico, etc.

Firma email:

• Inserisci una firma personalizzata per le email inviate da questo utente

• Se lasciato vuoto, verrà utilizzata la firma predefinita delle impostazioni globali

• Supporta HTML per formattazione avanzata

Passaggio 3: Assegnare dipartimenti

Nella sezione "Dipartimenti membro":

• Seleziona i dipartimenti a cui appartiene questo collaboratore

• I dipartimenti sono principalmente utilizzati per il sistema di supporto ticket

• Solo i membri assegnati a un dipartimento riceveranno le notifiche dei ticket di quel dipartimento

Passaggio 4: Configurare permessi

Clicca sulla scheda Permessi per definire cosa può fare questo utente:

Opzione 1: Assegnare un ruolo predefinito

• Seleziona un ruolo dal menu a tendina "Ruolo"

• I permessi del ruolo verranno automaticamente applicati

• Questo è il metodo più veloce e consigliato per mantenere coerenza

Opzione 2: Permessi personalizzati

• Lascia il ruolo vuoto o seleziona un ruolo base

• Spunta manualmente i permessi specifici necessari

• I permessi individuali sovrascrivono sempre quelli del ruolo

Passaggio 5: Confermare e notificare

1. Clicca su Salva per creare l'account

2. Un'email automatica con le credenziali di accesso verrà inviata all'utente

3. L'utente potrà effettuare il login e cambierà la password al primo accesso

Membri "Non Staff"

FlashCRM offre una particolare tipologia di account chiamata "Non Staff Member":

Cos'è un membro Non Staff?

• È un account con accesso limitato al CRM

• Viene utilizzato principalmente per consulenti esterni, freelance o collaboratori temporanei

• Non può vedere o gestire i Lead (opportunità commerciali)

• Ha accesso ridotto ad alcune funzionalità

Quando usare Non Staff: Spunta la casella "Non Staff Member" quando crei un utente che:

• È un collaboratore esterno che deve solo lavorare su task o progetti specifici

• Non deve avere visibilità sulla pipeline commerciale

• Necessita di accesso temporaneo al sistema

• Deve registrare tempi o visualizzare documenti senza accesso gestionale

Gestire utenti esistenti

Modificare un utente:

1. Vai su Impostazioni → Staff

2. Clicca sul nome dell'utente che vuoi modificare

3. Apporta le modifiche necessarie

4. Salva le modifiche

Disattivare un utente:

• Invece di eliminare un account (cosa che cancellerebbe lo storico), puoi disattivare un utente

• Vai sul profilo dell'utente e cambia lo stato su "Inattivo"

• L'utente non potrà più accedere ma tutti i suoi dati storici saranno preservati

Reimpostare la password:

1. Vai sul profilo dell'utente

2. Clicca su "Invia link per impostare password"

3. L'utente riceverà un'email con il link per creare una nuova password

Visualizzare lo storico accessi: Nel profilo di ogni utente puoi vedere:

• Ultimo accesso al sistema

• Indirizzo IP utilizzato

• Storico delle attività recenti