Dipartimenti e Organizzazione

Creare un nuovo dipartimento

Passaggio 1: Accedere ai dipartimenti

1. Vai su Impostazioni → Supporto → Dipartimenti

2. Clicca su Nuovo Dipartimento

Passaggio 2: Configurare le informazioni base

Nome dipartimento:

• Inserisci un nome chiaro e descrittivo (es. "Supporto Tecnico", "Amministrazione")

Email dipartimento:

• Indirizzo email dedicato per questo dipartimento (es. support@tuaazienda.com, admin@tuaazienda.com)

• Le risposte ai ticket verranno inviate da questo indirizzo

• I clienti vedranno questo indirizzo nelle comunicazioni

Nascondi ai clienti:

• Spunta questa opzione se vuoi che il dipartimento sia nascosto quando un cliente apre un ticket

• Utile per dipartimenti interni o amministrativi che non gestiscono supporto diretto

Passaggio 3: Configurare Email to Ticket (opzionale)

FlashCRM può importare automaticamente email come ticket. Per attivare questa funzione:

Username IMAP:

• Compila questo campo solo se il tuo server IMAP usa un username diverso dall'email

• Nella maggior parte dei casi, lascia vuoto

Host IMAP:

• Indirizzo del server IMAP (es. imap.gmail.com, outlook.office365.com)

• Controlla le impostazioni del tuo provider email

Password:

• Password dell'account email del dipartimento

Crittografia:

• Seleziona il tipo di crittografia supportato dal server:

  • SSL: porta 993 (raccomandato)

  • TLS: porta 143

  • Nessuna: sconsigliato per sicurezza

Cartella:

• Dopo aver configurato correttamente IMAP, clicca su Recupera cartelle

• Seleziona la cartella da monitorare (solitamente INBOX)

• Solo le email in questa cartella saranno importate come ticket

Elimina email dopo importazione:

• SÌ: l'email viene eliminata dalla casella dopo l'importazione (risparmia spazio)

• NO: l'email rimane nella casella (raccomandato per sicurezza)

Passaggio 4: Testare la configurazione

Prima di salvare, clicca su TEST CONNESSIONE IMAP per verificare che tutto funzioni correttamente. Se il test fallisce:

• Verifica username e password

• Controlla che IMAP sia abilitato nell'account email

• Verifica le impostazioni di sicurezza (alcuni provider richiedono "app password" specifiche)

Passaggio 5: Assegnare membri staff

Dopo aver creato il dipartimento, devi assegnare i membri staff:

1. Vai su Impostazioni → Staff

2. Modifica ogni utente che deve appartenere al dipartimento

3. Nella sezione "Dipartimenti membro", spunta il/i dipartimento/i

4. Salva le modifiche

Importante: Solo i membri assegnati a un dipartimento riceveranno le notifiche email dei ticket di quel dipartimento.

Gestione ticket e dipartimenti

Come funziona l'assegnazione:

1. Un cliente apre un ticket e seleziona un dipartimento

2. Tutti i membri staff di quel dipartimento ricevono una notifica

3. Qualsiasi membro del dipartimento può prendere in carico il ticket

4. Le risposte vengono inviate dall'email del dipartimento

Visibilità dei ticket:

Per impostazione predefinita, in Impostazioni → Ticket l'opzione "Consenti allo staff di accedere solo ai ticket dei loro dipartimenti" è attiva.

Questo significa:

• Attivata: ogni membro vede solo i ticket dei propri dipartimenti

• Disattivata: tutti vedono tutti i ticket (utile per piccoli team)

Best practice per i dipartimenti

Struttura consigliata:

Per piccole aziende (1-10 persone):

• Un unico dipartimento "Supporto Generale"

• Tutti i membri assegnati

Per medie aziende (10-50 persone):

• Supporto Tecnico

• Amministrazione/Fatturazione

• Vendite/Commerciale

• Customer Success

Per grandi aziende:

• Struttura gerarchica più articolata con sotto-dipartimenti

• Dipartimenti specifici per prodotto o servizio

• Dipartimenti regionalizzati

Email dedicate:

Crea indirizzi email dedicati per ogni dipartimento per:

• Maggiore professionalità

• Tracciabilità delle comunicazioni

• Statistiche separate per dipartimento

Monitoraggio performance:

Utilizza i report di FlashCRM per analizzare:

• Tempi medi di risposta per dipartimento

• Numero di ticket gestiti

• Soddisfazione clienti per dipartimento

• Carico di lavoro dei vari team