Collaborazione tra Team di Lavoro

FlashCRM offre diversi meccanismi per organizzare la collaborazione tra team.

Metodi per organizzare gruppi di lavoro

1. Membri di Progetto

Quando crei o modifichi un progetto, puoi assegnare membri specifici:

1. Apri un progetto

2. Vai sulla scheda Membri Progetto

3. Aggiungi i membri del team che lavoreranno su questo progetto

4. Salva le modifiche

Vantaggi:

• I membri vedono automaticamente il progetto (anche senza permesso Visualizza Globale)

• Ricevono notifiche sulle attività del progetto

• Possono vedere tutti i task del progetto (se abilitato nelle impostazioni)

2. Assegnazione Task

Ogni task può essere assegnato a uno o più membri:

1. Crea o modifica un task

2. Nel campo "Assegnato a", seleziona uno o più collaboratori

3. Puoi anche aggiungere "Follower" che riceveranno aggiornamenti senza essere responsabili diretti

3. Dipartimenti come gruppi

Come visto sopra, i dipartimenti fungono da gruppi per:

• Gestione ticket di supporto

• Ricezione notifiche specifiche

• Organizzazione del lavoro per competenza

4. Customer Admin come gruppi commerciali

Assegna più account manager allo stesso cliente per creare un team commerciale dedicato:

• Tutti gli admin del cliente possono collaborare

• Vedono gli stessi dati e documenti

• Perfetto per account strategici che richiedono team dedicati

Organizzare la collaborazione efficacemente

Strategie consigliate:

Per progetti:

• Crea un progetto per ogni iniziativa importante

• Assegna un project manager con permessi di modifica

• Aggiungi tutti i membri del team come membri progetto

• Usa i task per suddividere il lavoro

• Monitora i progressi tramite milestone

Per team funzionali:

• Usa i dipartimenti per gruppi stabili (es. team sviluppo, team marketing)

• Crea ruoli specifici per ogni team con permessi appropriati

• Assegna lead o clienti ai rispettivi team tramite Customer Admin

Per collaborazione cross-funzionale:

• Usa i follower nei task per tenere informati stakeholder di altri team

• Condividi progetti con membri di dipartimenti diversi

• Usa le menzioni (@nome) nei commenti per coinvolgere specifiche persone

Visibilità e privacy:

FlashCRM ti permette di controllare chi vede cosa:

• Task pubblici: visibili a tutti

• Task privati: solo agli assegnati

• Progetti con membri: solo i membri vedono il progetto

• Documenti per cliente: solo Customer Admin o chi ha Visualizza Globale

Notifiche e comunicazione interna

Configurare le notifiche di gruppo:

1. Ogni membro può personalizzare le proprie notifiche in Il mio profilo → Notifiche

2. Possono scegliere di ricevere notifiche per:

   • Task assegnati

   • Menzioni nei commenti

   • Aggiornamenti progetti

   • Nuovi ticket nel proprio dipartimento

Best practice comunicazione:

• Usa i commenti nei task per discussioni specifiche su attività

• Usa i commenti nei progetti per aggiornamenti generali

• Le note interne nei ticket sono visibili solo allo staff, non ai clienti

• Sfrutta le menzioni per richiamare l'attenzione di colleghi specifici

Checklist per una corretta gestione utenti

Prima di iniziare operativamente con FlashCRM, assicurati di:

Setup iniziale:

✅ Definire l'organigramma aziendale e le responsabilità

✅ Creare i ruoli necessari con permessi appropriati

✅ Creare i dipartimenti per il supporto

✅ Decidere la strategia per gestione clienti (Visualizza Globale vs Customer Admin)

Creazione utenti:

✅ Creare account per ogni membro del team

✅ Assegnare ruoli appropriati

✅ Verificare i permessi di ogni utente

✅ Assegnare ai dipartimenti corretti

✅ Testare l'accesso con credenziali di ogni ruolo

Sicurezza:

✅ Limitare il numero di amministratori

✅ Usare permessi granulari invece di Visualizza Globale quando possibile

✅ Rivedere periodicamente i permessi attivi

✅ Disattivare account di ex dipendenti immediatamente

✅ Implementare autenticazione a due fattori per utenti con accessi sensibili

Formazione:

✅ Spiegare a ogni utente cosa può e non può fare

✅ Documentare ruoli e responsabilità

✅ Creare guide interne per processi comuni

✅ Organizzare sessioni di formazione per team

Manutenzione:

✅ Rivedere trimestralmente ruoli e permessi

✅ Aggiornare la struttura quando l'organizzazione cambia

✅ Monitorare l'uso del sistema tramite report

✅ Raccogliere feedback dagli utenti su limitazioni o necessità

Risoluzione problemi comuni

Problema: Un utente non vede il menu Clienti

Soluzione:

• Verifica che abbia il permesso "Clienti: Visualizza (Globale)" OPPURE

• Assegnalo come Customer Admin di almeno un cliente

Problema: Un utente non riceve notifiche ticket

Soluzione:

• Verifica che sia assegnato al dipartimento del ticket

• Controlla le sue preferenze notifiche in Il mio profilo

• Verifica che le email non finiscano nello spam

Problema: Un utente vede più di quanto dovrebbe

Soluzione:

• Controlla se è marcato come Amministratore (gli admin vedono tutto)

• Verifica i permessi individuali che sovrascrivono il ruolo

• Controlla se è membro di progetti che gli danno accesso a determinati dati

Problema: Le modifiche al ruolo non si applicano agli utenti esistenti

Soluzione:

• Quando modifichi un ruolo, ricorda di spuntare "Aggiorna i permessi di tutti i membri staff che usano questo ruolo"

• Altrimenti le modifiche si applicano solo ai nuovi utenti

Problema: Un utente non può modificare un documento che ha creato

Soluzione:

• Verifica che abbia il permesso "Modifica" per quella categoria

• Ricorda: Visualizza (Proprio) da solo non garantisce la modifica, serve anche il permesso Modifica