Impostazione e-mail

Configurazione SMTP passo per passo

Passaggio 1: Scegliere il protocollo

Nella sezione "Protocollo Email", seleziona SMTP

Passaggio 2: Configurare la crittografia

La crittografia protegge le credenziali durante la connessione al server:

• SSL: usalo con la porta 465

• TLS: usalo con la porta 587

• Nessuna: usalo con la porta 25 (non sicuro, sconsigliato)

Importante: Non mischiare crittografia e porte! SSL deve usare porta 465, TLS porta 587. Altrimenti la connessione fallirà.

Passaggio 3: Inserire host e porta SMTP

Host SMTP: Inserisci l'indirizzo del server email fornito dal tuo provider (es. smtp.gmail.com, smtp.office365.com, mail.tuodominio.com)

Porta SMTP: Inserisci la porta corrispondente alla crittografia scelta:

• Porta 465 → Crittografia SSL

• Porta 587 → Crittografia TLS

• Porta 25 → Nessuna crittografia (sconsigliato)

Passaggio 4: Credenziali email

Email: Inserisci l'indirizzo email che FlashCRM userà per inviare tutte le comunicazioni.

Suggerimento: Crea un indirizzo dedicato come:

• noreply@tuaazienda.com (per email automatiche)

• crm@tuaazienda.com (per email del CRM)

• info@tuaazienda.com (per comunicazioni generali)

Username SMTP (opzionale): Compila questo campo solo se il tuo server richiede un username diverso dall'indirizzo email per il login. Questo accade principalmente con server Exchange.

Se compilato, FlashCRM userà questo username per l'autenticazione ma l'email nel campo "Email" apparirà comunque come mittente.

Password SMTP: Inserisci la password dell'account email.

Nota di sicurezza: Se usi Gmail o Google Workspace, è altamente raccomandato usare una "App Password" invece della password dell'account. Questo aumenta la sicurezza e previene interruzioni del servizio.

Passaggio 5: Opzioni avanzate

Charset email: Lascia su UTF-8 (predefinito). Questo garantisce la corretta visualizzazione di caratteri accentati e simboli speciali. Non modificarlo a meno che tu non abbia esigenze specifiche.

BCC tutte le email a: Se vuoi ricevere una copia nascosta di tutte le email inviate da FlashCRM, inserisci qui un indirizzo email.

Per più indirizzi, separali con virgola: admin@tuaazienda.com, backup@tuaazienda.com

Utilità: Utile per:

• Archiviazione centralizzata delle comunicazioni

• Audit e compliance

• Backup delle email inviate

Firma email: Inserisci una firma predefinita che verrà aggiunta a tutte le email inviate da FlashCRM.

Questa firma può essere sovrascritta da:

• Firme personalizzate dei singoli utenti (configurate nel loro profilo)

• Template email specifici

Esempio di firma:

---
Il Team di [Nome Azienda]
Tel: +39 02 1234567
Email: info@azienda.it
Web: www.azienda.it

Header e Footer predefiniti:

FlashCRM permette di personalizzare l'aspetto HTML di tutte le email tramite header e footer predefiniti.

Come funziona:

[Header predefinito]
Contenuto specifico dell'email
[Footer predefinito]

Importante: Se apri un tag HTML nell'header (es. <div>), DEVI chiuderlo nel footer (es. </div>), altrimenti il layout dell'email sarà compromesso.

Passaggio 6: Testare la configurazione

Dopo aver salvato le impostazioni, è fondamentale testare:

1. Scorri fino alla sezione Invia Email di Test

2. Inserisci il tuo indirizzo email

3. Clicca su Invia

Risultato positivo:

• Appare un messaggio verde di successo

• Ricevi l'email di test nella tua casella

Risultato negativo:

• Appare un messaggio di errore con dettagli tecnici

• L'email non viene ricevuta

Se il test fallisce, leggi attentamente il messaggio di errore e consulta la sezione "Risoluzione problemi SMTP" più avanti.

Configurazioni SMTP comuni

Gmail (Account personale):

Crittografia: SSL
Host SMTP: smtp.gmail.com
Porta: 465
Email: tuoemail@tuodominio.com
Password: Password o App Password

Configurazione admin necessaria:

1. Accedi alla Console Admin Google

2. Vai su Sicurezza → Impostazioni base

3. App meno sicure → Consenti agli utenti di gestire l'accesso

Microsoft 365 / Outlook.com:

Nota importante: Microsoft ha deprecato l'autenticazione SMTP tradizionale per gli account Outlook.com e Office 365. Per questi account, è necessario configurare OAuth 2.0 (vedi documentazione specifica) oppure usare servizi SMTP di terze parti.

Server SMTP generico (hosting condiviso):

Porta 25 (sconsigliato):

Crittografia: Nessuna
Host SMTP: tuosmtphost.com
Porta: 25
Email: tuoemail@tuodominio.com
Password: tua password

Nota: La porta 25 è considerata non sicura e molti provider la bloccano per prevenire spam.

Risoluzione problemi SMTP comuni

Errore: "Connection refused" (Connessione rifiutata)

Cause possibili:

• Il firewall del server blocca le porte SMTP in uscita

• Le porte 465 o 587 sono chiuse

• L'host SMTP è errato

Soluzioni:

1. Contatta il tuo provider hosting per verificare che le porte 465 e 587 siano aperte

2. Verifica che l'host SMTP sia corretto

3. Prova a cambiare porta (da 465 a 587 o viceversa)

Errore: "Invalid username or password" (Username o password non validi)

Cause possibili:

• Credenziali errate

• Account email non configurato correttamente

• Necessaria App Password (Gmail)

• App meno sicure disabilitate

Soluzioni:

1. Verifica che email e password siano corrette

2. Per Gmail: abilita "App meno sicure" o genera "App Password"

3. Per Google Workspace: verifica impostazioni admin per app meno sicure

4. Controlla che l'account email esista e sia attivo

Errore: "Connection timeout" (Timeout della connessione)

Cause possibili:

• Problemi DNS

• Firewall che blocca la connessione

• Host SMTP non raggiungibile

Soluzioni:

1. Verifica la connettività del server con ping o telnet

2. Contatta il provider per verificare configurazione DNS

3. Controlla regole firewall del server

Errore: "Could not instantiate mail function"

Causa: PHP non è configurato correttamente per inviare email (succede con protocollo "Mail", non SMTP)

Soluzione: Passa al protocollo SMTP invece di "Mail"

Errore: "Failed to authenticate" (Autenticazione fallita)

Cause possibili:

• Autenticazione richiesta ma non fornita

• Crittografia non configurata

• Server richiede connessione sicura

Soluzioni:

1. Assicurati di aver inserito password

2. Configura crittografia SSL o TLS

3. Non lasciare crittografia su "Nessuna" se richiesta

Le impostazioni non si salvano (errore 404):

Causa: Il firewall del server (mod_security o Suhosin) blocca il salvataggio dell'HTML nell'header/footer predefinito.

Soluzione temporanea:

1. Vai su Impostazioni → Email

2. Svuota i campi "Header predefinito" e "Footer predefinito"

3. Salva le impostazioni

4. Se funziona, contatta il tuo hosting per disabilitare le regole firewall che bloccano HTML

Risorse per troubleshooting:

• Guida PHPMailer: https://github.com/PHPMailer/PHPMailer/wiki/Troubleshooting

• Codici errore SMTP: https://serversmtp.com/smtp-error/

• Consulta sempre il tuo provider hosting per problemi server-specifici