Ruoli e Permessi
Il sistema di ruoli di FlashCRM ti permette di creare template di permessi riutilizzabili, rendendo la gestione degli accessi rapida e consistente.
Come funziona il sistema di ruoli
Relazione tra ruoli e permessi:
I ruoli sono template: definisci un set di permessi per una tipologia di lavoro (es. "Commerciale", "Contabile", "Supporto")
I ruoli popolano automaticamente i permessi: quando assegni un ruolo a un utente, tutti i permessi del ruolo vengono applicati
I permessi individuali sovrascrivono i ruoli: puoi modificare manualmente i permessi di un singolo utente anche se ha un ruolo assegnato
Importante: Per impostazione predefinita, FlashCRM include un solo ruolo chiamato "Employee" (Dipendente) senza permessi. Sta a te configurare questo ruolo o crearne di nuovi.
Creare un nuovo ruolo
Passaggio 1: Accedere alla gestione ruoli
Vai su Impostazioni → Ruoli
Clicca su Nuovo Ruolo
Passaggio 2: Definire il ruolo
Nome ruolo: inserisci un nome descrittivo (es. "Responsabile Vendite", "Operatore Supporto", "Project Manager")
Descrizione (opzionale): aggiungi note per ricordare lo scopo di questo ruolo
Passaggio 3: Configurare i permessi
I permessi sono organizzati per aree funzionali. Per ogni area puoi definire:
Visualizza (Globale): può vedere tutti i record di questa categoria
Visualizza (Proprio): può vedere solo i record che ha creato
Crea: può creare nuovi record
Modifica: può modificare i record (tutti o solo i propri, in base al permesso Visualizza)
Elimina: può eliminare i record (tutti o solo i propri)
Passaggio 4: Salvare il ruolo
Clicca su Salva per rendere disponibile il ruolo nella selezione durante la creazione di nuovi utenti.
Esempi di ruoli comuni
Ruolo: Commerciale
Permessi consigliati:
Clienti: Visualizza (Proprio), Crea, Modifica
Lead: Visualizza (Globale), Crea, Modifica, Elimina
Preventivi: Visualizza (Proprio), Crea, Modifica
Proposte: Visualizza (Proprio), Crea, Modifica
Progetti: Visualizza (limitato ai progetti assegnati)
Task: Visualizza (Proprio), Crea, Modifica
Report: Visualizza (per monitorare le performance)
Ruolo: Amministrazione/Contabilità
Permessi consigliati:
Fatture: Visualizza (Globale), Crea, Modifica, Elimina
Pagamenti: Visualizza (Globale), Crea, Modifica
Preventivi: Visualizza (Globale), Modifica
Spese: Visualizza (Globale), Crea, Modifica, Elimina
Contratti: Visualizza (Globale), Crea, Modifica
Report: Visualizza (Globale)
Clienti: Visualizza (Globale)
Ruolo: Supporto Tecnico
Permessi consigliati:
Ticket: accesso completo (gestito tramite assegnazione dipartimenti)
Clienti: Visualizza (Globale) - per risolvere problemi
Progetti: Visualizza (limitato ai progetti assegnati)
Task: Visualizza (Globale), Crea, Modifica
Knowledge Base: Visualizza, Crea, Modifica
Ruolo: Project Manager
Permessi consigliati:
Progetti: Visualizza (Globale), Crea, Modifica, Elimina
Task: Visualizza (Globale), Crea, Modifica, Elimina
Timesheet: Visualizza (Globale)
Clienti: Visualizza (Globale)
Fatture: Visualizza (Globale), Crea (per fatturare i progetti)
Spese: Visualizza (Globale), Crea
Report: Visualizza (Globale)
Modificare ruoli esistenti
Aggiornare un ruolo:
Vai su Impostazioni → Ruoli
Clicca sul ruolo che vuoi modificare
Modifica i permessi secondo necessità
Importante: spunta l'opzione "Aggiorna i permessi di tutti i membri staff che usano questo ruolo" se vuoi che le modifiche si applichino immediatamente a tutti gli utenti con questo ruolo
Se non spunti questa opzione, le modifiche saranno applicate solo ai nuovi utenti che assegnerai a questo ruolo
Gli utenti esistenti manterranno i permessi precedenti
Ruolo predefinito:
Puoi impostare un ruolo predefinito che verrà selezionato automaticamente quando crei un nuovo membro staff:
Vai su Impostazioni → Varie
Nella sezione "Ruolo staff predefinito", seleziona il ruolo
Salva le impostazioni
Permessi dettagliati per area
Ecco una guida completa ai permessi disponibili in FlashCRM e cosa controllano:
FATTURE (Invoices)
Visualizza (Globale): vede tutte le fatture nel sistema
Visualizza (Proprio): vede solo le fatture che ha creato personalmente
Crea: può emettere nuove fatture
Modifica: può modificare fatture (tutte se ha Visualizza Globale, solo le proprie altrimenti)
Elimina: può eliminare fatture (con le stesse logiche di modifica)
Nota aggiuntiva: In Impostazioni → Finanza → Fatture puoi abilitare l'opzione "Consenti ai membri staff di vedere fatture dove sono assegnati come agente di vendita", che permette agli utenti di vedere fatture anche senza permesso Visualizza Globale, se sono indicati come agente nella fattura.
PREVENTIVI (Estimates)
Funzionano esattamente come le fatture:
Visualizza (Globale): tutti i preventivi
Visualizza (Proprio): solo preventivi creati dall'utente
Crea, Modifica, Elimina: seguono la stessa logica delle fatture
Nota: Anche qui puoi abilitare la visibilità dei preventivi dove l'utente è agente di vendita.
OFFERTE (Proposals)
Visualizza (Globale): tutte le proposte commerciali
Visualizza (Proprio): solo proposte create dall'utente
Crea, Modifica, Elimina: gestione delle proposte
Nota: In Impostazioni → Finanza → Proposte puoi permettere la visibilità delle proposte dove lo staff è assegnato.
PAGAMENTI (Payments)
I permessi sui pagamenti sono collegati ai permessi delle fatture:
Visualizza (Globale): vede tutti i pagamenti se ha Visualizza Globale per le fatture
Visualizza (Proprio): vede pagamenti collegati alle fatture che ha creato
Crea: può registrare nuovi pagamenti per le fatture che può vedere
Modifica/Elimina: segue le logiche dei permessi fatture
SPESE (Expenses)
Visualizza (Globale): tutte le spese registrate
Visualizza (Proprio): solo spese inserite dall'utente
Crea: può registrare nuove spese
Modifica/Elimina: gestione spese (tutte o proprie)
CONTRATTI (Contracts)
Visualizza (Globale): tutti i contratti
Visualizza (Proprio): solo contratti creati dall'utente
Crea, Modifica, Elimina: gestione contratti
PROGETTI (Projects)
Visualizza (Globale): vede tutti i progetti aziendali
Visualizza (Proprio): Non applicabile - se l'utente non ha Visualizza Globale, vedrà automaticamente solo i progetti dove è aggiunto come membro del progetto
Crea: può creare nuovi progetti
Modifica: può modificare tutti i progetti (se ha Visualizza Globale) oppure solo i progetti dove è membro
Elimina: può eliminare progetti (tutti o solo propri)
TASK (Attività)
Visualizza (Globale): vede tutti i task del sistema
Visualizza (Proprio): Non applicabile - senza Visualizza Globale, l'utente vede task dove è assegnato, è follower, o task pubblici
Crea: può creare nuovi task
Modifica: può modificare tutti i task o solo quelli dove è coinvolto
Elimina: può eliminare task (tutti o solo propri)
Eccezione importante: Se in Impostazioni → Task l'opzione "Consenti a tutto lo staff di vedere tutti i task dei progetti (inclusi non staff)" è impostata su SÌ, i membri di un progetto vedranno tutti i task di quel progetto anche senza permesso Visualizza Globale.
CLIENTI (Customers)
Visualizza (Globale): accesso a tutti i clienti
Visualizza (Proprio): Non applicabile - funziona tramite il sistema "Customer Admin" (vedi sezione dedicata)
Crea: può creare nuovi clienti (se non ha Visualizza Globale, diventa automaticamente admin del cliente creato)
Modifica: può modificare tutti i clienti o solo quelli dove è admin
Elimina: può eliminare clienti (tutti o solo propri)
Nota importante: Il menu Clienti appare solo se l'utente ha Visualizza Globale OPPURE è assegnato come admin di almeno un cliente.
ARTICOLI/PRODOTTI (Items)
Visualizza (Globale): vede tutti gli articoli/prodotti
Crea: può creare nuovi articoli
Modifica: può modificare articoli esistenti
Elimina: può eliminare articoli
LEAD (Opportunità commerciali)
Nota: questi permessi sono nascosti per utenti marcati come "Non Staff Member".
Visualizza (Globale): vede tutti i lead - Se NON ha questo permesso, vede solo:
Lead dove è assegnato
Lead che ha creato
Lead marcati come pubblici
Elimina: può eliminare tutti i lead - Se NON ha questo permesso, può eliminare solo i propri lead
Nota speciale: Tutti gli utenti staff possono creare lead e assegnarli ad altri colleghi. Chiunque abbia accesso a un lead può modificarlo per facilitare la collaborazione.
KNOWLEDGE BASE
Visualizza (Globale): vede tutti gli articoli, inclusi quelli interni per staff
Crea: può creare articoli e gruppi
Modifica: può modificare articoli e gruppi
Elimina: può eliminare articoli
OBIETTIVI (Goals)
Visualizza (Globale): vede tutti gli obiettivi aziendali
Crea: può creare nuovi obiettivi
Modifica: può modificare obiettivi
Elimina: può eliminare obiettivi
TEMPLATE EMAIL
Visualizza (Globale): accesso ai template email
Modifica: può personalizzare i template
REPORT
Visualizza (Globale): accesso a tutti i report e statistiche del sistema
RUOLI (Roles)
Visualizza (Globale): vede tutti i ruoli configurati
Crea: può creare nuovi ruoli
Modifica: può modificare ruoli esistenti
Elimina: può eliminare ruoli
IMPOSTAZIONI (Settings)
Visualizza (Globale): accesso alle impostazioni di sistema
Modifica: può modificare le configurazioni globali
STAFF
Visualizza (Globale): vede tutti i membri staff
Crea: può creare nuovi utenti staff
Modifica: può modificare utenti esistenti
Elimina: può eliminare utenti
SONDAGGI (Surveys)
Visualizza (Globale): vede tutti i sondaggi
Crea: può creare nuovi sondaggi
Modifica: può modificare sondaggi
Elimina: può eliminare sondaggi
BULK PDF EXPORTER (Esportazione massiva PDF)
Visualizza (Globale): accesso alla funzione di esportazione massiva in Utilità → Bulk PDF Exporter
Potrà esportare solo i documenti per cui ha i relativi permessi di visualizzazione
TICKET DI SUPPORTO
I ticket seguono una logica particolare basata sui dipartimenti:
Per impostazione predefinita, i membri staff vedono solo i ticket dei dipartimenti a cui appartengono
Questa logica può essere modificata in Impostazioni → Ticket
Se l'opzione "Consenti allo staff di accedere solo ai ticket dei loro dipartimenti" è impostata su NO, tutti possono vedere tutti i ticket
Sistema Customer Admin
FlashCRM offre un sistema alternativo ai permessi Visualizza Globale per i clienti, utile per gestire team di vendita o account manager.
Come funziona:
Invece di dare a un utente il permesso di vedere tutti i clienti, puoi assegnarlo come "admin" di specifici clienti:
Apri il profilo di un cliente nell'area amministrativa
Vai sulla scheda Customer Admins
Clicca su Assegna Admin
Seleziona i membri staff che vuoi assegnare come admin di questo cliente
Salva le modifiche
Cosa può fare un Customer Admin:
Vedere il cliente assegnato (anche senza permesso Visualizza Globale)
Accedere al menu Clienti (che altrimenti sarebbe nascosto)
Gestire tutti i documenti e le informazioni di quel cliente specifico
Creare fatture, preventivi, contratti per quel cliente
Vantaggi:
Perfetto per team di vendita dove ogni venditore gestisce il proprio portafoglio clienti
Mantiene la privacy dei dati tra diversi account manager
Più flessibile rispetto al permesso Visualizza Globale