Template Email

I template email controllano l'aspetto e il contenuto delle comunicazioni automatiche inviate da FlashCRM. Personalizzarli correttamente garantisce un'immagine professionale e coerente con il tuo brand.

Accedere ai template email

1. Vai su Impostazioni → Template Email

2. Vedrai l'elenco completo di tutti i template disponibili

FlashCRM include decine di template predefiniti per ogni tipo di comunicazione:

• Invio fatture e preventivi

• Promemoria scadenze

• Notifiche task e progetti

• Email di benvenuto

• Conferme e alert vari

Modificare un template email

Passaggio 1: Selezionare il template

Clicca sul nome del template che vuoi modificare. I template sono organizzati per categorie:

Fatture:

• Nuova fattura inviata al cliente

• Promemoria scadenza fattura

• Fattura pagata

• Fattura scaduta

Preventivi:

• Nuovo preventivo inviato

• Preventivo scaduto

• Preventivo accettato/rifiutato

Progetti e Task:

• Nuovo task assegnato

• Task completato

• Commento su task

• Scadenza progetto

Clienti:

• Benvenuto nuovo cliente

• Nuovo contatto registrato

• Promemoria vari

Supporto:

• Nuovo ticket aperto

• Risposta ticket

• Ticket chiuso

E molti altri...

Passaggio 2: Comprendere la struttura multilingua

FlashCRM supporta template multilingua. Quando apri un template, vedrai sezioni per ogni lingua attiva nel sistema.

Come funziona:

• Se un cliente ha lingua "Italiano", riceverà l'email in italiano

• Se un cliente ha lingua "Inglese", riceverà l'email in inglese

• Se una lingua non è configurata, viene usata la lingua predefinita del sistema

Importante: Popola sempre almeno la lingua predefinita del sistema. Le altre lingue sono opzionali ma consigliate se hai clienti internazionali.

Passaggio 3: Modificare il contenuto

Per ogni lingua, puoi modificare:

Oggetto email: Titolo dell'email che apparirà nella casella del destinatario

Corpo email: Contenuto principale del messaggio, supporta HTML per formattazione avanzata

Editor disponibile: FlashCRM include un editor WYSIWYG (What You See Is What You Get) che ti permette di formattare il testo senza conoscere HTML:

• Grassetto, corsivo, sottolineato

• Liste puntate e numerate

• Link e immagini

• Colori testo e sfondo

• Tabelle

Passaggio 4: Usare i merge fields (campi dinamici)

I merge fields sono segnaposto che vengono automaticamente sostituiti con dati reali quando l'email viene inviata.

Esempi comuni:

Come usarli:

Invece di scrivere:

Scrivi:

Vantaggi:

• Personalizzazione automatica

• Nessun errore manuale

• Risparmio di tempo

Trovare i merge fields disponibili:

In ogni template, accanto all'editor troverai un pulsante o un'icona "Available merge fields" (Campi disponibili) che mostra l'elenco completo dei merge fields utilizzabili per quel specifico template.

Passaggio 5: Salvare le modifiche

Dopo aver modificato il template:

1. Clicca su Salva

2. Le modifiche saranno applicate immediatamente

3. Il template aggiornato verrà usato per tutte le email future

Disabilitare un template email

Se non vuoi che una specifica email venga inviata, puoi disabilitare il template:

1. Apri il template

2. Spunta la casella Disabilitato

3. Salva

Esempio pratico: Se non vuoi inviare email di benvenuto quando crei nuovi contatti:

1. Vai su Template Email

2. Trova "New Customer Added/Registered (Welcome Email)"

3. Spunta "Disabilitato"

4. Salva

Da questo momento, quando crei un nuovo contatto, nessuna email di benvenuto verrà inviata.

Template email vuoti

Cosa succede se un template è vuoto?

Se un cliente o staff usa una lingua per cui il template non è compilato, FlashCRM userà automaticamente il contenuto della lingua predefinita del sistema.

Best practice:

• Compila sempre la lingua predefinita del sistema

• Aggiungi traduzioni per le lingue dei tuoi principali mercati

• Testa i template in tutte le lingue attive

Personalizzazioni avanzate

Usare HTML nei template:

Se hai conoscenze HTML, puoi personalizzare completamente l'aspetto delle email:

<div style="background-color: #f4f4f4; padding: 20px;">
    <h2 style="color: #333;">Gentile {contact_firstname},</h2>
    <p>La ringraziamo per il suo ordine.</p>
    <table style="width: 100%; border: 1px solid #ddd;">
        <tr>
            <td><strong>Fattura:</strong></td>
            <td>{invoice_number}</td>
        </tr>
        <tr>
            <td><strong>Totale:</strong></td>
            <td>{invoice_total}</td>
        </tr>
    </table>
    <a href="{invoice_link}" style="background-color: #007bff; color: white; padding: 10px 20px; text-decoration: none; display: inline-block; margin-top: 20px;">
        Visualizza Fattura
    </a>
</div>

Includere immagini:

Puoi includere il logo aziendale o altre immagini:

<img src="https://tuodominio.com/uploads/company/logo.png" alt="Logo" style="max-width: 200px;">

Usare CSS inline:

Le email richiedono CSS inline per garantire la corretta visualizzazione:

<p style="color: #555; font-size: 14px; line-height: 1.6;">
    Contenuto del paragrafo
</p>

Nota: Evita CSS esterni o <style> nel <head>, molti client email li ignorano.

Testare i template

Prima di mettere in produzione un template modificato:

1. Crea un cliente o documento di test

2. Invia l'email usando il template modificato

3. Verifica che:

   • I merge fields siano sostituiti correttamente

   • Il layout sia corretto su desktop e mobile

   • Link e immagini funzionino

   • Non ci siano errori di formattazione

Strumenti utili:

• Invia email di test al tuo indirizzo

• Controlla su diversi client email (Gmail, Outlook, Apple Mail)

• Verifica su dispositivi mobili

Template email e firma

La firma email può essere inserita in tre modi:

1. Firma globale (Impostazioni → Email → Firma email): usata di default

2. Firma utente (profilo del singolo staff): sovrascrive la firma globale

3. Firma nel template (usando {email_signature}): posizionamento personalizzato

Best practice: Usa {email_signature} nei template per mantenere flessibilità:

In questo modo ogni utente avrà la propria firma se configurata, altrimenti apparirà quella globale.