Associare Contatti al Cliente
Un cliente in FlashCRM rappresenta un'azienda o entità, mentre i contatti sono le persone fisiche associate a quel cliente. Gestire correttamente i contatti è fondamentale per comunicazioni efficaci.
Concetto: Cliente vs Contatto
Cliente:
Entità aziendale (es. "ABC S.r.l.")
Ha dati aziendali (P.IVA, indirizzo sede)
Può avere uno o più contatti
Contatto:
Persona fisica (es. "Mario Rossi")
Lavora per il cliente
Ha credenziali per accedere all'area clienti
Riceve email da FlashCRM
Esempio:
Cliente: ABC S.r.l.
├── Contatto 1: Mario Rossi (CEO) - Contatto Primario
├── Contatto 2: Laura Bianchi (CFO)
└── Contatto 3: Giuseppe Verdi (Responsabile IT)
Contatto Primario
Ogni cliente deve avere un contatto primario:
È il contatto di riferimento principale
Non può essere rimosso (puoi solo cambiare quale contatto è primario)
Riceve automaticamente comunicazioni importanti
È il primo contatto che vedi nel profilo cliente
Cambiare contatto primario:
Vai sul profilo cliente
Tab Contatti
Apri il contatto che vuoi rendere primario
Spunta Contatto Primario
Salva
Il contatto precedente verrà automaticamente rimosso come primario.
Creare un nuovo contatto
Passaggio 1: Accedere alla sezione contatti
Apri il profilo del cliente
Clicca sul tab Contatti
Clicca sul pulsante Nuovo Contatto
Passaggio 2: Compilare informazioni personali
Nome (obbligatorio): Mario
Cognome (obbligatorio): Rossi
Posizione: Ruolo o carica del contatto nell'azienda (Direttore Commerciale, Responsabile Acquisti, CEO)
Email (obbligatorio): L'email deve essere unica in tutto FlashCRM:
Non puoi avere due contatti con la stessa email
Serve per login all'area clienti
Usata per tutte le comunicazioni (es. mario.rossi@abcsrl.com)
Telefono: Numero di telefono diretto del contatto (es. +39 345 1234567)
Password: Puoi impostare una password iniziale oppure:
Lasciare vuoto e usare "Invia email imposta password"
Il contatto riceverà un link sicuro per creare la propria password
Il link è valido 48 ore
Direzione:
LTR (Left to Right): per lingue occidentali (predefinito)
RTL (Right to Left): per arabo, ebraico
Permessi contatto
Ogni contatto può avere permessi personalizzati che sovrascrivono quelli del cliente.
Permessi disponibili:
Fatture:
Se abilitato: il contatto vede tutte le fatture del cliente
Se disabilitato: nessuna visibilità fatture
Preventivi:
Se abilitato: può visualizzare, accettare/rifiutare preventivi
Se disabilitato: non vede preventivi
Contratti:
Accesso alla sezione contratti
Proposte:
Visualizzazione proposte commerciali
Supporto:
Può aprire ticket e rispondere
Se disabilitato: nessun accesso supporto
Progetti:
Visualizza progetti del cliente
Può caricare file, commentare task
Se disabilitato: nessuna visibilità progetti
Scenario esempio:
Cliente "ABC S.r.l." ha 3 contatti:
Mario Rossi (CEO): ✅ Fatture ✅ Preventivi ✅ Contratti ✅ Proposte ❌ Supporto (delega ad altri) ✅ Progetti
Laura Bianchi (CFO): ✅ Fatture ✅ Preventivi ✅ Contratti ❌ Proposte ❌ Supporto ❌ Progetti
Giuseppe Verdi (Resp. IT): ❌ Fatture ❌ Preventivi ❌ Contratti ❌ Proposte ✅ Supporto (gestisce i ticket tecnici) ✅ Progetti (per collaborazione tecnica)
Permessi predefiniti:
Puoi configurare permessi di default per tutti i nuovi contatti:
Vai su Impostazioni → Clienti
Sezione "Permessi contatto predefiniti"
Seleziona i permessi standard
Ogni nuovo contatto li erediterà (poi personalizzabili individualmente)
Notifiche Email Contatto
Per ogni contatto puoi controllare quali notifiche email riceve.
Notifiche disponibili:
Fattura:
Nuova fattura emessa
Promemoria scadenza fattura
Fattura scaduta
Conferma pagamento
Nota di Credito:
Nuova nota di credito emessa
Preventivo:
Nuovo preventivo disponibile
Promemoria scadenza preventivo
Ticket:
Nuova risposta a ticket aperto dal contatto
Aggiornamenti ticket
Progetto:
Nuovo progetto assegnato
Aggiornamenti progetto
Nuovo file caricato
Contratto:
Nuovo contratto disponibile
Promemoria scadenza contratto
Contratto rinnovato
Task:
Solo per task collegati a progetti del cliente
Nuovo task assegnato
Aggiornamenti task
Come funziona:
Esempio pratico:
Cliente "ABC S.r.l." ha 3 contatti. Quando invii una fattura:
Mario Rossi: ✅ Notifiche Fattura Abilitate → Riceve email "Nuova Fattura #INV-001"
Laura Bianchi: ✅ Notifiche Fattura Abilitate → Riceve email "Nuova Fattura #INV-001"
Giuseppe Verdi: ❌ Notifiche Fattura Disabilitate → Non riceve nulla
Pre-selezione automatica destinatari:
Quando invii manualmente un documento (fattura, preventivo):
Clicca sull'icona email nel documento
FlashCRM pre-seleziona automaticamente i contatti che hanno notifiche abilitate per quel tipo di documento
Puoi modificare manualmente la selezione
L'email viene inviata a tutti i contatti selezionati (anche quelli senza notifiche, se li selezioni manualmente)
Strategia consigliata:
Amministrativi/Finanza: abilita notifiche fatture, note credito, contratti
Operativi/Tecnici: abilita notifiche progetti, task, supporto
Manager/CEO: abilita preventivi, proposte, contratti
Opzioni invio email
Quando crei un nuovo contatto, hai opzioni per la gestione iniziale della password:
Non inviare email di benvenuto:
Spunta se non vuoi inviare nessuna email al contatto
Utile se preferisci comunicare le credenziali in altro modo
Invia email imposta password:
Il contatto riceve un'email con link sicuro
Può creare la propria password
Link valido 48 ore
Più sicuro che inviare password via email
Configurare email benvenuto:
Il template email è configurabile:
Vai su Impostazioni → Template Email
Trova "New Customer Added/Registered (Welcome Email)"
Personalizza contenuto, oggetto, stile
Usa merge fields per personalizzazione automatica
Merge fields disponibili:
{contact_firstname} → Nome contatto
{contact_lastname} → Cognome contatto
{company_name} → Nome cliente
{crm_url} → URL area clienti
{contact_email} → Email contatto
{set_password_url} → Link imposta password
Gestire contatti esistenti
Modificare un contatto:
Vai sul profilo cliente
Tab Contatti
Clicca sul nome del contatto
Modifica i campi necessari
Salva
Disabilitare notifiche email:
Invece di eliminare un contatto, puoi disabilitare tutte le sue notifiche:
Apri il contatto
Scorri fino alla sezione "Notifiche Email"
Deseleziona tutte le notifiche
Salva
Effetto: Il contatto può ancora accedere all'area clienti, ma non riceve più email automatiche.
Eliminare un contatto:
Apri il contatto
Clicca su Elimina
Conferma eliminazione
Attenzione:
Non puoi eliminare il contatto primario (devi prima nominarne un altro)
L'eliminazione è permanente
Lo storico attività (chi ha aperto ticket, etc.) viene mantenuto ma il contatto sarà marcato come "eliminato"
Resettare password contatto:
Se un contatto ha dimenticato la password:
Metodo 1: Link auto-reset
Il contatto clicca "Password dimenticata?" nel login area clienti
Inserisce la sua email
Riceve link per reset password
Metodo 2: Admin reset
Apri il contatto dal profilo cliente
Clicca Invia email imposta password
Il contatto riceve link reset (valido 48 ore)
Metodo 3: Imposta nuova password
Apri il contatto
Nel campo password, inserisci nuova password
Salva
Comunica la password al contatto via canale sicuro (non email)
Storico attività contatto
FlashCRM traccia automaticamente tutte le attività di ogni contatto:
Visibile nel profilo contatto:
Ultimo accesso area clienti
Ticket aperti
Progetti partecipati
Fatture visualizzate
Preventivi accettati/rifiutati
Utilità:
Capire quali contatti sono attivi
Identificare contatti che non usano mai l'area clienti
Audit e compliance