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Commenti

I commenti permettono la collaborazione e la comunicazione diretta sulla proposta, sia internamente tra il team che con il cliente o lead.

Tipi di commenti:

Commenti Cliente/Lead:

Se hai abilitato "Consenti Commenti" nella proposta:

• Il cliente può commentare direttamente sulla proposta

• Utile per: negoziazioni, domande, richieste di chiarimenti

• Crea una conversazione tracciata

Commenti Staff (Interni):

• Staff può sempre commentare (internamente)

• Visibili solo al team, mai al cliente

• Per note, aggiornamenti, discussioni interne

Aggiungere un commento (Staff):

1. Apri la proposta

2. Cerca la sezione "Commenti" o "Attività"

3. Scrivi il commento nella casella di testo

4. Formattazione supportata:

   • Testo semplice

   • Markdown (grassetto, liste, link)

   • Menzioni: @NomeCollega per notificare specifico staff

5. Clicca Aggiungi Commento

Notifiche commenti:

Quando staff commenta:

• Altri staff assegnati/seguaci ricevono notifica

• Staff menzionati con @ ricevono notifica specifica

Quando cliente commenta:

• Staff assegnato riceve notifica

• Email automatica: "Nuovo commento su proposta"

Visualizzare commenti:

Nella vista proposta:

• Timeline completa di tutti i commenti

• Timestamp (data e ora)

• Chi ha commentato

• Possibilità di rispondere

Modificare/Eliminare commenti:

• Staff: Può modificare propri commenti, admin può modificare/eliminare qualsiasi

• Cliente: Può modificare solo propri commenti entro timeframe configurabile

Best practice commenti:

✅ Usa commenti per:

• Negoziare termini con cliente

• Documentare richieste di modifica

• Tenere team informato su sviluppi

• Tracciare decisioni prese

❌ Evita:

• Informazioni confidenziali in commenti visibili al cliente

• Commenti poco professionali (cliente può vedere)

• Discussioni off-topic

Esempio conversazione:

Promemoria

I promemoria ti aiutano a non dimenticare azioni importanti legate alla proposta.

Cos'è un promemoria:

Alert automatico in data/ora specifica per ricordarti di:

• Fare follow-up con cliente

• Aggiornare proposta

• Sollecitare risposta

• Preparare documentazione aggiuntiva

Creare promemoria su proposta:

1. Apri la proposta

2. Trova sezione Promemoria o tab Reminders

3. Clicca Nuovo Promemoria

Form promemoria:

Descrizione:

Cosa devi ricordare:

Data e ora:

Quando vuoi essere avvisato:

Notifica a:

Chi deve ricevere il promemoria:

• Te stesso

• Altro membro staff

• Più persone

Invia anche email:

Oltre alla notifica in-app, invia anche email di promemoria.

Promemoria ricorrente:

Per follow-up periodici:

• Ogni giorno

• Ogni settimana

• Ogni mese

Esempio: "Sollecito proposta ogni 5 giorni fino ad accettazione/rifiuto"

Salvare:

Clicca Salva Promemoria.

Come funziona:

All'ora impostata:

1. Notifica in-app appare (campanello FlashCRM)

2. Email (se abilitato) viene inviata

3. Promemoria appare nella dashboard "Promemoria in scadenza"

Gestire promemoria:

Completato:
Quando hai fatto l'azione, spunta "Completato". Il promemoria scompare dalla lista attivi.

Posticipare:
Clicca sul promemoria e cambia data per rimandare.

Eliminare:
Se non più necessario.

Prerequisito:

Promemoria richiedono Cron Job configurato correttamente per funzionare.

Vantaggi promemoria:

✅ Non dimentichi follow-up importanti
✅ Gestisci multiple proposte senza confusione
✅ Team coordinato su azioni da fare
✅ Migliora tasso di conversione proposte

Esempi pratici:

Compiti (Tasks)

Oltre ai promemoria semplici, puoi creare task completi collegati alla proposta per gestire attività più articolate.

Differenza Promemoria vs Task:

Promemoria:

• Alert semplice

• Azione singola veloce

• Es. "Chiama cliente"

Task:

• Attività strutturata

• Può avere più step, allegati, follower

• Es. "Preparare documentazione tecnica per proposta"

Creare task collegato a proposta:

1. Apri proposta

2. Cerca sezione/tab Compiti o Tasks

3. Clicca Nuovo Task

Form task:

Oggetto:

Descrizione:

Assegnato a:

Staff responsabile del task (può essere te stesso o collega).

Follower:

Altri staff che devono essere informati sull'avanzamento (ricevono notifiche).

Data inizio / scadenza:

Priorità:

• Bassa

• Media

• Alta

• Urgente

Stato:

• Da fare

• In corso

• Testing

• Completato

Pubblico/Privato:

Privato: Solo staff vede
Pubblico: Cliente può vedere task (se accede area clienti)

Collegamento:

Il task viene automaticamente collegato alla proposta. Nel task, vedrai link alla proposta correlata.

Gestione task:

Aggiornare stato:
Man mano che lavori, aggiorna stato (Da fare → In corso → Completato).

Commentare:
Aggiungi commenti nel task per aggiornamenti, domande, note.

Allegare file:
Carica documenti correlati al task.

Registrare tempo:
Se task fatturabile, registra ore lavorate.

Completare:
Quando finito, cambia stato a "Completato". Task appare come ✓ fatto.

Visualizzazione:

Nel profilo proposta:
Lista tutti i task collegati a questa proposta.

In Task globali:
Tutti i task (non solo proposte) nella vista Task con filtro per proposta.

Best practice task proposte:

✅ Usa task per attività complesse:

• Preparazione documenti tecnici

• Ricerca informazioni

• Coordinamento team per proposta

• Revisioni e approvazioni interne

✅ Mantieni promemoria per azioni veloci:

• Follow-up telefonici

• Solleciti email

• Check rapidi

Note

Le note sono annotazioni libere sulla proposta, visibili solo allo staff.

Differenza Commenti vs Note:

Commenti:

• Conversazione (bidirezionale)

• Notifiche

• Timeline condivisa

Note:

• Annotazioni personali/team

• Nessuna notifica

• Non conversazione

Aggiungere nota a proposta:

1. Apri proposta

2. Cerca sezione Note o Notes

3. Clicca Nuova Nota

Form nota:

Contenuto nota:

Scrivi liberamente:

Formattazione:

• Testo ricco (grassetto, liste, etc.)

• Markdown supportato

Nota privata:

Spunta se vuoi nota visibile solo a te, non ad altri staff.

Utile per:

• Annotazioni personali

• Strategie negoziali riservate

Salvare:

Clicca Salva Nota.

Visualizzare note:

Tutte le note appaiono nella sezione Note della proposta:

• Timestamp

• Chi ha scritto

• Contenuto

• Badge "Privata" se nota personale

Modificare/Eliminare:

• Puoi modificare tue note

• Admin può modificare/eliminare qualsiasi nota

• Note private: solo autore e admin vedono

Esempi note utili:

Best practice note:

✅ Usa note per:

• Informazioni di contesto

• Appunti riunioni

• Strategie commerciali

• Intelligence competitiva

• Promemoria informali

✅ Documenta sempre:

• Richieste verbali cliente

• Accordi informali

• Informazioni non ufficiali

Templates

I template proposte velocizzano enormemente la creazione di proposte simili, garantendo qualità e coerenza.

Cos'è un template proposta:

Modello HTML riutilizzabile con:

• Struttura predefinita

• Contenuto standard

• Merge fields

• Formattazione professionale

Vantaggi template:

✅ Risparmio tempo (80%+ più veloce)
✅ Qualità costante
✅ Branding coerente
✅ Nessun contenuto dimenticato
✅ Facile aggiornamento centralizzato

Creare template proposta:

Metodo A: Da proposta esistente

1. Apri proposta ben scritta

2. Clicca tab Templates

3. Clicca Aggiungi Template

Form template:

Titolo template:

Nome descrittivo per riconoscerlo:

Contenuto:

L'editor mostra il contenuto attuale della proposta.

Personalizza:

• Sostituisci dettagli specifici con merge fields generici

• Es. "ABC S.r.l." → {client_company}

• Es. "€15.000" → {proposal_total}

Merge fields utili:

Esempio contenuto template:

Salvare:

Clicca Salva Template.

Il template è ora disponibile per uso futuro.

Metodo B: Creare da zero

1. Apri qualsiasi proposta

2. Tab Templates

3. Aggiungi Template

4. Scrivi contenuto da zero

5. Salva

Usare template:

Quando crei nuova proposta:

1. Nella creazione proposta, trova campo Template

2. Seleziona template dal menu a tendina

3. FlashCRM popola automaticamente l'editor con contenuto template

4. Merge fields vengono sostituiti con dati reali

5. Personalizza per cliente specifico

6. Salva proposta

Esempio:

Template dice: Gentile {client_firstname},
Proposta per cliente "Mario Rossi" mostra: Gentile Mario,

Inserire template in proposta esistente:

Se hai già iniziato una proposta:

1. Apri proposta

2. Tab Templates

3. Trova template desiderato

4. Clicca Inserisci accanto al template

5. Contenuto template viene iniettato nell'editor

6. Merge fields sostituiti automaticamente

Gestire template:

Modificare template:

1. Apri qualsiasi proposta

2. Tab Templates

3. Trova template

4. Clicca icona modifica

5. Aggiorna contenuto

6. Salva

Effetto: Tutte le nuove proposte che useranno questo template avranno contenuto aggiornato. Proposte esistenti non cambiano.

Eliminare template:

Se non più utile, clicca icona cestino accanto al template.

Template library:

Puoi creare libreria di template per:

• Settori diversi (Retail, Manufacturing, Tech)

• Servizi diversi (Consulenza, Sviluppo, Manutenzione)

• Dimensioni progetto (Piccolo, Medio, Enterprise)

Best practice template:

✅ Crea template per ogni servizio standard
✅ Usa merge fields per personalizzazione automatica
✅ Rivedi e aggiorna template trimestralmente
✅ Testa template con dati reali prima di usare in produzione
✅ Mantieni stile e tone coerente tra template

Esempi template comuni:

Monitoraggio Email (Email Tracking)

FlashCRM traccia automaticamente quando le email inviate per proposte vengono aperte dai destinatari.

Come funziona:

Quando invii proposta via email:

1. FlashCRM inserisce pixel di tracciamento invisibile nell'email

2. Quando cliente apre email, pixel si carica

3. FlashCRM registra apertura con timestamp

4. Tu vedi notifica

Quali email vengono tracciate:

Per le proposte:

• ✅ Invio proposta a cliente

• ✅ Invio proposta a lead

• ✅ Promemoria scadenza proposta

• ✅ Notifica nuovo commento

Anche altre email vendite:

• Invio fatture

• Invio preventivi

• Promemoria scadenza fatture

• Invio contratti

• Invio abbonamenti

• Note di credito

Nessuna configurazione richiesta:

Il tracking è attivo automaticamente. Non serve configurare nulla.

Visualizzazione Tracking

Vedere quando e quante volte il cliente ha aperto la proposta.

Accedere al tracking:

1. Apri la proposta

2. Clicca icona busta email in alto (stesso per inviare email)

3. Si apre pannello email inviate

Pannello tracking email:

Lista email inviate:

Vedi tutte le email inviate per questa proposta:

Colonne:

• Data invio: Quando hai inviato

• Destinatario: Chi ha ricevuto email

• Oggetto: Oggetto email

• Stato apertura: Aperta o Non Aperta

Indicatori visivi:

✅ Aperta (verde):

• Cliente ha aperto l'email

• Mostra data e ora prima apertura

• Mostra quante volte aperta

❌ Non Aperta (rosso/grigio):

• Email non ancora aperta

• O privacy cliente blocca tracking

Dettagli apertura:

Clicca su email aperta per vedere:

• Prima apertura: 15/03/2026 alle 14:23

• Aperture totali: 3 volte

• **Ulti

ma apertura:** 16/03/2026 alle 09:15

Interpretazione dati:

Email aperta subito (entro 1h):

• ✅ Cliente interessato

• ✅ Proposta prioritaria per lui

Email aperta più volte:

• ✅ Cliente rivede attentamente

• ✅ Probabilmente condivide con colleghi/superiori

• ✅ Alto interesse

Email aperta dopo giorni:

• ⚠️ Non prioritaria

• Possibile follow-up necessario

Email mai aperta:

• ❌ Finita nello spam

• ❌ Email errata

• ❌ Cliente non interessato

• ❌ Privacy blocca tracking

Azioni basate su tracking:

Se aperta rapidamente:

• Follow-up telefonico entro 24h

• "Ho visto che hai aperto la proposta. Hai domande?"

Se aperta multiple volte:

• Cliente valuta seriamente

• Offriti per call di approfondimento

• Prepara risposte a possibili domande

Se mai aperta dopo 3 giorni:

• Verifica email corretta

• Riinvia con oggetto diverso

• Follow-up telefonico

• Verifica spam folder

Limitazioni tracking:

Privacy email client:

Molti client email moderni (Gmail, Apple Mail, Outlook) bloccano pixel tracking per privacy:

• Blocco immagini remote

• Proxy email (Apple Mail)

• Protezione privacy

Risultato: Email potrebbe essere stata letta, ma tracking mostra "Non Aperta".

Indicatore nel pannello:

FlashCRM mostra avviso:

Non affidarti solo al tracking:

❌ Sbagliato: "Email non aperta, cliente non interessato"
✅ Corretto: "Email non aperta o tracking bloccato. Follow-up comunque."

Best practice tracking:

✅ Usa tracking come indicatore, non certezza
✅ Follow-up sempre, anche se non aperta
✅ Combina tracking con altri segnali (telefonate, meeting)
✅ Rispetta tempistiche: 3-5 giorni prima follow-up

Statistiche aggregate:

Dashboard FlashCRM può mostrare:

• % email aperte vs inviate

• Tempo medio prima apertura

• Quali proposte/clienti aprono più velocemente

Utilità business:

✅ Prioritizzazione: Focus su lead che aprono subito
✅ Timing follow-up: Chiama subito dopo apertura
✅ A/B testing: Testa oggetti email diversi
✅ Qualificazione: Lead che apre multiple volte è più qualificato

Riepilogo Sezione Offerta

La sezione dettaglio proposta in FlashCRM offre strumenti completi per gestire l'intero ciclo di vita commerciale:

Collaborazione:

• Commenti: Conversazione con cliente e team

• Note: Annotazioni interne strategiche

Organizzazione:

• Promemoria: Alert per follow-up tempestivi

• Compiti: Task strutturati per azioni complesse

Efficienza:

• Templates: Creazione rapida proposte di qualità

Intelligence:

• Tracking Email: Monitoraggio aperture per timing perfetto follow-up

• Visualizzazione: Analisi comportamento cliente

Workflow tipo: