Fatture

Le fatture sono documenti fiscali che certificano una vendita e richiedono il pagamento da parte del cliente. Sono il cuore della gestione finanziaria e devono essere accurate, professionali e conformi alle normative.

Creare una nuova Fattura

Passaggio 1: Accedere alla creazione

1. Vai su Vendite → Fatture

2. Clicca Crea Nuova Fattura

Oppure Quick Create (icona + in alto).

Passaggio 2: Selezionare cliente

Cliente (obbligatorio):

Scegli cliente dalla lista.

Auto-compilazione:

• Ragione sociale

• Partita IVA

• Indirizzo fatturazione

• Indirizzo spedizione

• Valuta

• Email contatti

Modificare dati:

Clicca icona modifica per personalizzare dati solo per questa fattura, senza alterare anagrafica cliente.

Nota importante: Se modifichi indirizzo fatturazione qui, il cambiamento vale solo per questa fattura. L'anagrafica cliente rimane invariata.

Passaggio 3: Configurare dettagli fattura

Numero Fattura:

Auto-generato progressivamente:

Configurare numerazione:

Vai su Impostazioni → Finanza → Fatture:

• Prefisso: es. "FA-", "FT-", "INV-"

• Prossimo numero: numero sequenza successiva

• Numero cifre (padding): es. 5 cifre = 00001

Importante: In Italia, la numerazione fatture deve essere progressiva e senza salti per anno fiscale.

Data Fattura:

Data di emissione, predefinita: oggi.

Modificabile se necessario (fatture arretrate, eccezioni).

Data Scadenza:

Entro quando il cliente deve pagare:

Auto-calcolo: In Impostazioni → Finanza → Fatture, configura "Scadenza dopo (giorni)" (es. 30 giorni).

Data scadenza = Data fattura + giorni configurati.

Condizioni pagamento comuni:

• Pagamento immediato: 0 giorni

• 15 giorni data fattura

• 30 giorni data fattura

• 60 giorni fine mese

• 90 giorni data fattura

Valuta:

Auto-selezionata da:

• Valuta cliente (se configurata)

• Valuta base sistema

Non modificabile se cliente ha già documenti/transazioni (per coerenza storica).

Modalità di pagamento consentite:

Seleziona quali metodi di pagamento il cliente può usare:

Metodi offline:

• Bonifico bancario

• Contanti

• Assegno

• Carta di credito/debito

• RiBa

Metodi online:

• Stripe (carta di credito)

• PayPal

• Altri gateway configurati

Visibilità metodi:

• Metodi selezionati appaiono nel preventivo HTML online

• Cliente vede pulsanti per pagare online (se gateway attivi)

• Quando registri pagamento manualmente, vedi solo metodi selezionati

Configurare metodi pagamento: Vai su Impostazioni → Finanza → Modalità Pagamento per gestire metodi disponibili.

Fattura Ricorrente:

Abilita se la fattura deve rigenerarsi automaticamente (es. abbonamenti, canoni mensili).

Vedi sezione dedicata "Fatture Ricorrenti" per dettagli.

Agente di vendita:

Commerciale responsabile della vendita:

• Tracking performance

• Report commissioni

• Statistiche personali

Mostra agente su fattura: In Impostazioni → Finanza → Fatture, puoi abilitare/disabilitare visualizzazione nome agente sul PDF.

Note per il cliente:

Testo visibile al cliente (HTML e PDF fattura):

Termini e condizioni:

Clausole contrattuali/legali:

Predefinire: Impostazioni → Finanza → Fatture → "Termini e Condizioni Predefiniti".

Auto-inseriti in ogni nuova fattura (personalizzabili per fattura specifica).

Note admin (uso interno):

Note private, solo staff:

Passaggio 4: Aggiungere articoli

Opzione A: Da catalogo

1. Menu a tendina "Seleziona Articolo"

2. Scegli prodotto/servizio

3. Auto-compila descrizione, prezzo, IVA

Opzione B: Inserimento manuale

Descrizione:

Descrizione lunga:

Quantità:

Tariffa unitaria:

Unità:

IVA:

• 22% (standard Italia)

• 10% (ridotta)

• 4% (super ridotta)

• Esente

• Fuori campo IVA

Salva articolo: Clicca ✓

Ripeti per aggiungere più righe.

Calcoli automatici:

FlashCRM calcola in tempo reale:

• Subtotale per riga

• IVA per riga

• Imponibile (somma articoli pre-IVA)

• Totale IVA (somma imposte)

• Totale fattura (imponibile + IVA - sconti)

Sconto:

A livello fattura (sconto globale):

• Percentuale: es. 10%

• Importo fisso: es. €100

Viene applicato al subtotale prima del calcolo IVA.

Aggiustamento (Adjustment):

Piccola correzione finale al totale:

Quando usare: Arrotondamenti, piccoli aggiustamenti contabili.

Passaggio 5: Salvare fattura

Clicca Salva.

La fattura è creata e visibile nell'elenco.

Stati fattura

Le fatture in FlashCRM hanno diversi stati automatici:

Non Pagata (Unpaid):

• Fattura emessa ma non pagata

• Entro la data di scadenza

• Badge grigio/bianco

Pagata (Paid):

• Pagamento completo ricevuto

• Badge verde ✓

Parzialmente Pagata (Partially Paid):

• Pagamento parziale ricevuto

• Saldo residuo ancora dovuto

• Badge arancione

Scaduta (Overdue):

• Data scadenza superata

• Nessun pagamento ricevuto

• Badge rosso

• Dovrebbe attivare solleciti

Annullata (Cancelled):

• Fattura cancellata

• Non più valida

• Badge grigio barrato

Inviare la fattura

Passaggio 1: Finalizzare

Rivedi la fattura:

• Verifica dati cliente

• Controlla articoli e prezzi

• Assicurati calcoli corretti

• Conferma metodi pagamento

Passaggio 2: Inviare via email

1. Apri fattura

2. Clicca icona email

Form invio:

Destinatari:

• Pre-selezionati: contatti con notifiche fatture abilitate

• Aggiungi/rimuovi destinatari manualmente

Oggetto:

Messaggio: Template email configurabile.

Allega PDF: Spunta per allegare PDF fattura.

Include link fattura: Email contiene link per visualizzare fattura online nell'area clienti.

Invia:

Clicca Invia Email.

Cliente riceve:

• Email professionale

• PDF allegato

• Link per pagamento online (se gateway attivi)

Registrare pagamenti

Quando cliente paga (bonifico, contanti, altro), registra il pagamento in FlashCRM.

Passaggio 1: Accedere a fattura

Apri la fattura da saldare.

Passaggio 2: Aggiungere pagamento

Clicca pulsante + Pagamento (visibile solo con permessi pagamenti).

Form registrazione pagamento:

Importo:

Quanto è stato pagato:

Oppure importo parziale se acconto:

Data pagamento:

Quando hai ricevuto il pagamento:

Metodo pagamento:

Come ha pagato il cliente:

• Bonifico bancario

• Contanti

• Carta di credito

• Assegno

• PayPal

• RiBa

• Altro

Solo metodi abilitati per questa fattura sono selezionabili.

Numero transazione (opzionale):

Riferimento pagamento:

Note pagamento:

Annotazioni interne:

Passaggio 3: Salvare

Clicca Salva.

Effetti:

• Stato fattura si aggiorna automaticamente:

  • Pagata se importo = totale fattura

  • Parzialmente pagata se importo < totale

• Cliente riceve email conferma pagamento ricevuto

• Pagamento appare nello storico pagamenti

• Estratto conto cliente si aggiorna

Pagamenti multipli:

Se cliente paga a rate:

1. Registra primo pagamento parziale

2. Fattura: "Parzialmente Pagata"

3. Registra secondo pagamento

4. FlashCRM somma automaticamente

5. Quando somma = totale → "Pagata"

Visualizzare pagamenti:

Nella fattura, tab Pagamenti mostra tutti i pagamenti ricevuti per quella fattura.

Fatture Ricorrenti

Per servizi/prodotti con fatturazione periodica (abbonamenti, canoni, manutenzioni), usa le fatture ricorrenti.

Come funzionano:

1. Crei fattura "master" con flag ricorrente

2. Imposti frequenza (mensile, trimestrale, annuale)

3. FlashCRM ri-crea automaticamente la fattura alla data prevista

4. La nuova fattura viene inviata automaticamente al cliente

Differenza con Abbonamenti:

• Fatture ricorrenti: Solo rigenerano fattura, cliente paga manualmente

• Abbonamenti (Stripe): Addebito automatico carta di credito cliente

Configurare fattura ricorrente:

Quando crei/modifichi fattura:

Spunta: Fattura Ricorrente

Appare sezione configurazione:

Frequenza:

• Settimanale

• Ogni 2 settimane

• Mensile (1° giorno mese)

• Ogni 2 mesi

• Ogni 3 mesi (trimestrale)

• Ogni 6 mesi (semestrale)

• Annuale

• Custom (ogni X giorni/mesi)

Inizio cicli:

Data da cui partono i cicli di fatturazione:

Fine cicli (opzionale):

Data finale oltre cui smettere di rigenerare:

Lascia vuoto per fatturazione indefinita (fino a cancellazione manuale).

Invia automaticamente:

Se abilitato, la nuova fattura viene inviata via email automaticamente al cliente.

Salva fattura ricorrente:

La fattura master viene salvata. Alla data prevista, il cron job di FlashCRM genera automaticamente la nuova fattura.

Gestione:

Elenco fatture ricorrenti:

Vai su Vendite → Fatture → Ricorrenti per vedere tutte le fatture ricorrenti attive.

Modificare:

• Cambia frequenza

• Aggiorna importi/articoli (influenzerà fatture future)

• Imposta data fine

Cancellare:

• Interrompe generazione future fatture

• Fatture già generate rimangono

Storico:

Ogni fattura generata mantiene collegamento alla "fattura ricorrente madre" per tracciamento.

Solleciti fatture scadute

FlashCRM può inviare automaticamente email di sollecito per fatture scadute.

Configurazione automatica:

1. Vai su Impostazioni → Cron Job → Fatture

2. Invia automaticamente sollecito dopo: X giorni

Esempio:

• Imposta: 3 giorni

• Fattura scade: 15/03

• Sollecito automatico: 18/03

Imposta 0 per inviare sollecito stesso giorno scadenza.

Sollecito manuale:

Puoi anche inviare solleciti manualmente:

1. Apri fattura scaduta

2. Clicca Invia Sollecito

3. Email di reminder viene inviata

Template email sollecito:

Personalizza in Impostazioni → Template Email → "Invoice Overdue Notice".

Best practice solleciti:

• Primo sollecito: +3 giorni (cortese reminder)

• Secondo sollecito: +7 giorni (più formale)

• Terzo sollecito: +15 giorni (avviso formale)

• +30 giorni: contatto telefonico, eventuale sospensione servizi

Unire fatture (Merging)

Se un cliente ha più fatture non pagate, puoi unirle in un'unica fattura per semplificare il pagamento.

Quando usare:

• Cliente ha 3 fatture piccole non pagate

• Preferisce pagare un'unica fattura consolidata

• Semplifica gestione pagamenti

Come funziona:

1. Vai su Vendite → Fatture

2. Seleziona fatture da unire (checkbox)

3. Azione: Unisci Fatture Selezionate

4. FlashCRM crea nuova fattura con tutti gli articoli delle fatture selezionate

5. Le fatture originali rimangono (per tracciabilità) ma possono essere cancellate

Nota: Solo fatture non pagate dello stesso cliente possono essere unite.

Export e report fatture

Export PDF:

Ogni fattura ha pulsante Scarica PDF per:

• Archivio

• Invio cliente

• Stampa

• Contabilità

Export massivo:

Vai su Utilità → Bulk PDF Exporter:

• Seleziona periodo

• Seleziona cliente

• Esporta tutte le fatture come ZIP di PDF

Report fatture:

Report → Vendite → Report Fatture:

• Fatture per cliente

• Fatture per agente

• Fatture per periodo

• Analisi incassi

• Fatture scadute

• Previsioni flusso cassa

Best practice fatture

Tempistiche:

✅ Emetti fattura immediatamente dopo consegna/completamento servizio
✅ Invia entro 24 ore dall'emissione
✅ Imposta scadenze realistiche (30 giorni standard B2B)

Accuratezza:

✅ Verifica sempre dati cliente prima di inviare
✅ Descrizioni articoli chiare
✅ Controlla calcoli IVA
✅ Codici fiscali/P.IVA corretti (per fattura elettronica)

Pagamenti:

✅ Facilita pagamento: includi IBAN, link PayPal, etc.
✅ Abilita pagamenti online quando possibile
✅ Registra pagamenti immediatamente
✅ Invia conferma pagamento ricevuto

Solleciti:

✅ Automatizza solleciti
✅ Tono cortese ma fermo
✅ Offri piani di pagamento se cliente in difficoltà
✅ Escalation progressiva (email → telefono → legale)

Conformità:

✅ Numerazione progressiva senza salti (Italia)
✅ Conservazione digitale obbligatoria (10 anni Italia)
✅ Fattura elettronica per B2B Italia (se applicabile)
✅ Rispetta normative fiscali locali