Importazione Clienti

Se stai migrando da un altro sistema o hai clienti in fogli Excel/CSV, FlashCRM ti permette di importarli in massa.

Quando usare l'import

Scenari tipici:

• Migrazione da altro CRM o gestionale

• Import da foglio Excel con anagrafica clienti

• Caricamento massivo dopo acquisizione

• Integrazione con sistemi terzi

Alternative all'import:

• Creazione manuale: per pochi clienti (< 10)

• API: per integrazioni automatizzate continue

• Import: per caricamenti massivi una-tantum

Preparare il file CSV

Formato richiesto: CSV (Comma Separated Values)

Requisiti fondamentali:

1. Prima riga = intestazioni colonne

2. Codifica: UTF-8 (per caratteri accentati)

3. Separatore: virgola (,)

4. Racchiudi testo con virgolette se contiene virgole

Passaggio 1: Scaricare file esempio

Il modo più sicuro per preparare il CSV è partire dal file esempio di FlashCRM:

1. Vai su Clienti

2. Clicca Importa Clienti

3. Clicca DOWNLOAD SAMPLE (Scarica Esempio)

4. Apri il file con Excel, Google Sheets o editor CSV

Il file esempio contiene:

• Tutte le colonne supportate

• Esempio di dati formattati correttamente

• Custom fields (se configurati)

Passaggio 2: Preparare i dati

Colonne standard obbligatorie:

Colonne opzionali ma utili:

Custom Fields:

Se hai custom fields configurati, appariranno come colonne aggiuntive alla fine del file esempio.

Esempio CSV:

Note importanti:

Email duplicate:

• Se un'email è già presente nel sistema, quel cliente NON verrà importato

• FlashCRM salta i duplicati e procede con i successivi

• Ricevi report di quanti clienti sono stati saltati

Nomi azienda duplicati:

• Sono ammessi (puoi avere più "ABC S.r.l." se hanno email diverse)

• Distinguili con note o custom fields

Valori multi-valore (gruppi): Se un cliente appartiene a più gruppi, separali con virgola:

Usare Google Sheets per preparare CSV:

Google Sheets è eccellente per preparare CSV perché:

• Codifica automaticamente in UTF-8

• Esporta correttamente in formato CSV

• Evita problemi di encoding

Procedura:

1. Carica il CSV esempio in Google Drive

2. Apri con Google Sheets

3. Incolla/importa i tuoi dati

4. File → Scarica → Valori separati da virgola (.csv)

Importare il file

Passaggio 1: Accedere alla funzione import

1. Vai su Clienti

2. Clicca Importa Clienti

Passaggio 2: Verificare mappatura campi

FlashCRM mostra una tabella con tutti i campi importabili:

Colonna 1: Nome campo in FlashCRM Colonna 2: Esempio di come deve essere il dato

Confronta con il tuo CSV:

• Le intestazioni del tuo CSV devono corrispondere ai nomi campo FlashCRM

• Ordine colonne non importa

• Puoi omettere colonne non necessarie

Passaggio 3: Simulare import (raccomandato)

Prima di importare realmente, simula sempre l'import:

1. Clicca Scegli File

2. Seleziona il tuo CSV

3. Clicca SIMULA IMPORT

Cosa fa la simulazione:

• Legge il file senza inserire nulla nel database

• Mostra quanti record verranno importati

• Mostra eventuali errori o problemi

• Mostra anteprima dati

• Indica duplicati che verranno saltati

Passaggio 4: Import effettivo

Se la simulazione è positiva:

1. Ricarica il file (se necessario)

2. Clicca IMPORTA

3. Attendi completamento

4. Vedi report finale:

   • Clienti importati con successo

   • Clienti saltati (con motivo)

   • Errori riscontrati

Limitazioni import:

Max 500 righe per file:

• Per performance e stabilità

• Se hai più di 500 clienti, dividi in file multipli

Esempio:

Tempo di import:

• Dipende dal numero di record e custom fields

• 100 clienti: ~30 secondi

• 500 clienti: ~2-3 minuti

Risoluzione problemi import

Errore: "Not enough rows for importing"

Causa: Il file CSV non è formattato correttamente

Soluzioni:

1. Apri il CSV con Google Sheets

2. Verifica che ci sia la riga intestazioni

3. Esporta nuovamente come CSV

4. Riprova import

Errore: "All rows imported in 1 field"

Causa: Separatore errato (non virgola) o file non UTF-8

Soluzioni:

1. Apri il CSV con un editor di testo (Notepad++, VS Code)

2. Verifica che i valori siano separati da virgole

3. Salva con encoding UTF-8

4. Oppure usa Google Sheets per esportare correttamente

Alcuni clienti non importati:

Causa comune: Email duplicate

Verifica:

• Controlla il report post-import

• Identifica quali clienti sono stati saltati

• Verifica se hanno email già presenti nel sistema

• Correggi le email duplicate nel CSV

• Re-importa solo le righe fallite

Caratteri strani (à, è, ì, ò, ù):

Causa: Encoding non UTF-8

Soluzione:

1. Apri CSV con editor avanzato (Notepad++, Sublime Text)

2. Vai su "Encoding" o "Codifica"

3. Seleziona "UTF-8 without BOM"

4. Salva

5. Re-importa

Dopo l'import

Verifica post-import:

1. Vai su Clienti

2. Controlla che tutti i clienti siano presenti

3. Apri alcuni profili random per verificare:

   • Dati fatturazione corretti

   • Gruppi assegnati correttamente

   • Custom fields popolati

Aggiungere contatti:

L'import CSV crea solo i clienti (aziende), non i contatti.

Dovrai aggiungere i contatti manualmente o via import contatti separato (se disponibile).

Creazione contatti post-import:

Opzione A: Manuale

• Vai su ogni cliente

• Aggiungi contatti uno per uno

Opzione B: Script/Import contatti

• Se hai molti contatti, valuta modulo import contatti

• Oppure consulta support per import massivo

Attività post-import consigliate:

1. Assegna Customer Admin: Per team commerciali, assegna ciascun cliente a un account manager

2. Crea fatture arretrate: Se stai migrando, importa anche fatture storiche

3. Configura valute: Verifica che clienti esteri abbiano valuta corretta

4. Imposta promemoria: Per clienti con scadenze particolari