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Importazione Leads

Se hai lead in Excel o CSV (es. da fiere, liste acquistate, export da altri sistemi), FlashCRM ti permette di importarli massivamente.

Quando usare l'import

Scenari tipici:

  • Liste lead da eventi/fiere

  • Export da altro CRM in migrazione

  • Lead acquistati da broker/liste

  • Caricamento massivo da fogli Excel

Alternative:

  • Creazione manuale: < 10 lead

  • Web to Lead Form: acquisizione continua da sito

  • Email Integration: acquisizione automatica da email

  • Import CSV: caricamento massivo una-tantum

Preparare file CSV

Formato: CSV (Comma Separated Values)

Requisiti:

  1. Prima riga = intestazioni colonne

  2. Codifica UTF-8 (per caratteri accentati)

  3. Separatore virgola (,)

  4. Racchiudi testo tra virgolette se contiene virgole

Passaggio 1: Scaricare file esempio

  1. Vai su Lead

  2. Clicca Importa Lead

  3. Clicca DOWNLOAD SAMPLE

  4. Apri con Excel/Google Sheets

Il file esempio mostra:

  • Tutte le colonne supportate

  • Formato dati corretto

  • Custom fields (se configurati)

Passaggio 2: Colonne standard

Colonne obbligatorie:

name | Nome completo lead (obbligatorio) email | Email lead (obbligatorio, deve essere unica)

Colonne opzionali ma utili:

status | Stato (es. "Nuovo", "Contattato") source | Fonte (es. "Fiera Milano 2026") assigned | ID staff assegnato (numero) phonenumber | Telefono company | Azienda position | Posizione website | Sito web address | Indirizzo city | Città state | Provincia zip | CAP country | Paese description | Descrizione/Note lead_value | Valore lead (numero) tags | Tag separati da virgola

Custom Fields:

Se hai custom fields, appariranno come colonne extra alla fine del file esempio.

Esempio CSV:

name,email,phonenumber,company,status,source,lead_value,tags,description "Mario Rossi",mario.rossi@abc.com,"+39 345 1234567","ABC S.r.l.","Nuovo","Fiera Milano 2026",25000,"#alto-valore,#interessato","Interessato soluzione cloud" "Laura Bianchi",laura.bianchi@xyz.it,"+39 338 9876543","XYZ S.p.A.","Contattato","Google Ads",15000,"#qualificato","Budget Q2 disponibile" "Giuseppe Verdi",g.verdi@beta.com,"+39 320 1122334","Beta Ltd","Nuovo","Referral",50000,"#urgente,#alto-valore","Decision maker è CFO"

Note importanti:

Email duplicate:

  • Se email già esiste nel sistema, quel lead viene saltato

  • FlashCRM mostra quanti duplicati sono stati ignorati

Valori multi-valore (tag):

Tag multipli separati da virgola:

"#alto-valore,#urgente,#qualificato"

Caratteri speciali:

Se il campo contiene virgole, racchiudi tra virgolette:

"Rossi, Mario" "Interessato prodotto A, B, e C"

Usare Google Sheets:

Google Sheets è ideale per preparare CSV:

  1. Apri CSV esempio in Google Drive

  2. Compila i tuoi dati

  3. File → Scarica → CSV

  4. Garantisce encoding UTF-8 corretto

Importare il file

Passaggio 1: Accedi all'import

  1. Vai su Lead

  2. Clicca Importa Lead

Passaggio 2: Verifica mappatura

FlashCRM mostra tabella con tutti i campi importabili:

  • Colonna 1: Nome campo in FlashCRM

  • Colonna 2: Esempio formato dato

Confronta con intestazioni del tuo CSV.

Passaggio 3: Simula import (raccomandato!)

Prima di importare realmente, SIMULA sempre:

  1. Clicca Scegli File

  2. Seleziona il CSV

  3. Clicca SIMULA IMPORT

Cosa fa:

  • Legge file senza inserire nulla

  • Mostra quanti lead verranno importati

  • Mostra errori/problemi

  • Mostra anteprima dati

  • Indica duplicati (email esistenti)

Verifica output simulazione:

✅ 45 lead da importare ⚠️ 5 lead saltati (email duplicate) ❌ 2 lead con errori (email non valida)

Passaggio 4: Import effettivo

Se simulazione è OK:

  1. Ricarica file (se necessario)

  2. Clicca IMPORTA

  3. Attendi completamento

  4. Vedi report finale

Report finale:

✅ 45 lead importati con successo ⚠️ 5 lead saltati: - mario.rossi@abc.com (già esistente) - info@xyz.com (già esistente) ... ❌ 2 lead con errori: - Riga 23: email non valida - Riga 47: campo obbligatorio mancante

Limitazioni:

Max 500 righe per file

  • Per performance e stabilità

  • Se hai più lead, dividi in file multipli

Esempio:

lead_parte1.csv (1-500) lead_parte2.csv (501-1000) lead_parte3.csv (1001-1500)

Tempo import:

  • 100 lead: ~20-30 secondi

  • 500 lead: ~2-3 minuti

Dopo l'import

Verifica:

  1. Vai su Lead

  2. Applica filtro: Data creazione = Oggi

  3. Verifica lead importati

  4. Apri alcuni profili per controllare dati

Assegnazione lead:

Lead importati sono non assegnati di default.

Distribuire al team:

  1. Seleziona lead importati (checkbox)

  2. Azione bulk: Assegna a [commerciale]

  3. Oppure cambia stato a "Da Assegnare"

Attività post-import:

  1. Assegna lead al team commerciale

  2. Aggiungi note se hai info aggiuntive

  3. Pianifica follow-up per lead alto valore

  4. Qualifica lead (separare caldi da freddi)

Risoluzione problemi import

Errore: "Not enough rows"

Soluzione:

  • Apri CSV con Google Sheets

  • Verifica riga intestazioni

  • Esporta nuovamente come CSV

  • Riprova

Errore: "All rows in 1 field"

Causa: Separatore errato o formato sbagliato

Soluzione:

  • Apri con editor testo (Notepad++)

  • Verifica separatore virgola

  • Salva come UTF-8

  • Oppure usa Google Sheets

Alcuni lead non importati

Causa comune: Email duplicate

Verifica:

  • Leggi report import

  • Identifica quali email esistono già

  • Decidi se:

    • Aggiornare lead esistente manualmente

    • Eliminare vecchio e re-importare

    • Ignorare duplicato

Caratteri strani (à, è, ò)

Causa: Encoding non UTF-8

Soluzione:

  • Apri con Notepad++ o editor avanzato

  • Converti in UTF-8 (senza BOM)

  • Salva

  • Re-importa

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