PlayBook - Manuali Operativi e Procedure Aziendali

Cos'è un PlayBook

PlayBook è il sistema di gestione della conoscenza integrato in FlashCRM che ti permette di:

• Creare manuali organizzati per dipartimento o funzione

• Documentare procedure operative standard (SOP)

• Strutturare contenuti come documenti testuali o mappe concettuali

• Controllare accessi e permessi per team specifici

• Centralizzare know-how aziendale in un unico luogo

Vantaggi del modulo:

✅ Onboarding accelerato: Nuovi assunti trovano tutto ciò che serve
✅ Coerenza operativa: Tutti seguono stesse procedure
✅ Riduzione errori: Processi documentati = meno improvvisazione
✅ Scalabilità: Conoscenza trasferibile e replicabile
✅ Compliance: Documentazione per certificazioni/audit
✅ Continuità: Know-how non dipende da singole persone

Quando usare il PlayBook

Scenari ideali:

Manuali dipartimentali:

• Manuale HR (assunzioni, onboarding, policy)

• Manuale Vendite (script, obiezioni, processo commerciale)

• Manuale Supporto (troubleshooting, escalation)

• Manuale Operazioni (procedure operative, checklist)

• Manuale Marketing (brand guidelines, campagne)

Procedure operative:

• Script vendita telefonica

• Gestione reclami clienti

• Processo approvazione documenti

• Checklist chiusura mensile

• Procedure sicurezza dati

Knowledge base interna:

• FAQ interne

• Troubleshooting tecnico

• Best practice consolidate

• Lesson learned progetti

Formazione e training:

• Percorsi formativi nuovi assunti

• Aggiornamenti procedurali

• Certificazioni interne

• Materiali didattici

Esempi pratici:

Struttura Gerarchica del PlayBook

Prima di iniziare, è necessario comprendereila struttura organizzativa:

Livello 1: Categoria Manuale (Playbook)

• Contenitore principale

• Rappresenta un'area funzionale o dipartimento

• Ha permessi di accesso propri

• Es. "Manuale Vendite", "Manuale HR"

Livello 2: Procedure

• Documenti/mappe contenuti nel manuale

• Procedure operative specifiche

• Possono essere testo o mappa concettuale

• Es. "Script Vendita", "Risposta Obiezioni"

Gerarchia visiva:

Creare la Tipologia di Manuale

Il primo passo è creare la categoria (manuale) che conterrà le tue procedure.

Passaggio 1: Accedere a PlayBook

1. Dal menu principale FlashCRM, clicca PlayBook

2. Vedrai il dashboard con elenco manuali esistenti (se presenti)

Passaggio 2: Creare nuova categoria

Clicca pulsante Nuova Categoria Manuale in alto.

Si apre il form di creazione.

Passaggio 3: Compilare informazioni base

Nome Categoria:

Titolo del manuale, chiaro e descrittivo:

Best practice nomi:

• ✅ Chiaro e immediato

• ✅ Indica dipartimento o funzione

• ✅ Evita acronimi oscuri

• ✅ Consistente con struttura aziendale

Descrizione Breve:

Spiega contenuto e scopo del manuale:

Utilità descrizione:

• Aiuta team a trovare manuale giusto

• Spiega cosa aspettarsi all'interno

• Contestualizza scopo e target

Passaggio 4: Configurare permessi di visualizzazione

Controllo accessi è cruciale: vuoi che solo persone autorizzate vedano contenuti sensibili.

Campo: Autorizzazione alla visualizzazione

Scegli CHI può vedere tutte le procedure di questo manuale:

Opzione A: Membri Staff Specifici

Selezioni individualmente le persone:

• Mario Rossi

• Laura Bianchi

• Giuseppe Verdi

Quando usare:

• Team piccolo e specifico

• Contenuto altamente riservato

• Progetto/iniziativa con membri fissi

Vantaggi:
✅ Controllo granulare
✅ Massima sicurezza
✅ Chiaro chi ha accesso

Svantaggi:
❌ Devi aggiornare manualmente se team cambia
❌ Manutenzione onerosa per team grandi

Opzione B: Membri Staff con Ruoli

Selezioni ruoli aziendali:

• Commerciali

• Responsabili Vendite

• Team HR

• Supporto Clienti

• Manager

Quando usare:

• Team dipartimentale

• Struttura ruoli definita

• Accesso basato su funzione

Vantaggi:
✅ Scalabile automaticamente
✅ Nuovo assunto con ruolo X → accesso automatico
✅ Facile manutenzione

Svantaggi:
❌ Meno granulare
❌ Dipende da corretta assegnazione ruoli

Esempi configurazione:

Passaggio 5: Assegnare personale specifico

Se hai scelto "Membri Staff Specifici", ora devi selezionarli.

Campo: Assegnare personale specifico

Appare elenco completo del team aziendale.

Selezione:

Spunta le persone che devono avere accesso:

Puoi selezionare:

• Una persona (es. solo manager)

• Gruppo specifico (team vendite)

• Leadership aziendale (C-level)

Suggerimento: Includi sempre almeno un backup oltre al creatore, per evitare che conoscenza sia "bloccata" se persona assente.

Passaggio 6: Salvare categoria

Clicca Salva Categoria Manuale.

Risultato:

La categoria è creata e appare nell'elenco manuali PlayBook.

Stato iniziale:

• Manuale vuoto (0 procedure)

• Visibile solo a utenti autorizzati

• Pronto per aggiungere procedure

Creare una Procedura

Ora che hai il contenitore (categoria manuale), aggiungi le procedure operative.

Passaggio 1: Accedere alla creazione procedura

Metodo A: Da dashboard PlayBook

Clicca pulsante Nuova Procedura in alto.

Metodo B: Dall'interno del manuale

1. Apri il manuale (categoria) appena creato

2. Clicca Aggiungi Procedura

Passaggio 2: Form creazione procedura

Si apre form con campi da compilare.

Campo 1: Manuale Collegato

Seleziona a quale categoria appartiene questa procedura:

Se hai aperto "Nuova Procedura" dall'interno di un manuale, questo campo è pre-compilato.

Campo 2: Titolo Procedura

Nome della procedura, chiaro e specifico:

Best practice titoli:

• ✅ Azione-oriented: "Come fare X"

• ✅ Specifico, non generico

• ✅ Indica contenuto chiaramente

• ✅ Cerca standardizzazione formato

Campo 3: Descrizione Procedura

Breve sommario del contenuto e scopo:

Passaggio 3: Scegliere tipo procedura

Campo cruciale: Tipo Procedura

FlashCRM PlayBook offre due modalità di documentazione:

Opzione A: Documento 📄
Opzione B: Mappa 🗺️

Quale scegliere?

La decisione dipende dalla natura del contenuto.

Tipo Procedura: Documento

Scegli "Documento" per contenuti testuali lineari e strutturati.

Quando usare Documento

Ideale per:

✅ Procedure step-by-step lineari

✅ Script e conversazioni

✅ Guide operative dettagliate

✅ Policy e regolamenti

✅ Checklist e template

Vantaggi Documento:

• ✅ Facile da creare e mantenere

• ✅ Formato familiare (come Word)

• ✅ Ottimo per stampa/PDF

• ✅ Searchable (ricerca testo)

• ✅ Lineare e sequenziale

Editor di Testo PlayBook

Quando scegli "Documento", accedi a un editor di testo ricco WYSIWYG (What You See Is What You Get).

Esempio: Creare procedura "Script Prima Chiamata"

Setup:

• Manuale: Vendite

• Titolo: "Script Prima Chiamata Telefonica - Lead B2B"

• Tipo: Documento

Contenuto editor: