Modulo Utilità

Media

Il gestore Media è la libreria centralizzata per tutti i file caricati in FlashCRM: immagini, documenti, PDF, fogli di calcolo e altri allegati.

Cos'è il Media Manager

Definizione:

Repository centrale dove vengono archiviati tutti i file caricati in FlashCRM da qualsiasi modulo o funzionalità.

File inclusi:

• Loghi aziendali e immagini brand

• Allegati a proposte, contratti, fatture

• Documenti clienti e lead

• Screenshot e immagini procedure

• File progetto e task

• Allegati ticket supporto

• Documenti interni e policy

Accedere al Media Manager

1. Vai su Utilità → Media

2. Vedrai la libreria completa di file

Vista principale:

Visualizzazione:

• Griglia (icone grandi)

• Lista (dettagli completi)

Informazioni file:

• Nome file

• Tipo/Formato (PDF, JPG, PNG, DOCX, etc.)

• Dimensione

• Data caricamento

• Caricato da (staff member)

• Collegamento (dove usato nel sistema)

Caricare nuovi file

Passaggio 1: Upload

Clicca pulsante Carica File o Upload.

Metodi upload:

A. Drag & Drop:

• Trascina file dalla cartella computer

• Rilascia nella zona upload

• Caricamento automatico

B. Selezione manuale:

• Clicca "Sfoglia" o "Scegli File"

• Seleziona uno o più file

• Conferma upload

Formati supportati:

Immagini:

• JPG/JPEG

• PNG

• GIF

• BMP

• SVG

Documenti:

• PDF

• DOC/DOCX

• XLS/XLSX

• PPT/PPTX

• TXT

• CSV

Altri:

• ZIP/RAR

• Video (MP4, AVI)

• Audio (MP3, WAV)

Limiti upload:

Dimensione massima per file:

• Configurabile in Impostazioni

• Default: 2-8 MB (dipende da server PHP)

• Per file più grandi: aumenta upload_max_filesize in PHP

Dimensione totale libreria:

• Dipende da spazio hosting

• Monitora spazio disco disponibile

Organizzare file

Cartelle e struttura:

FlashCRM organizza automaticamente i file per:

• Tipo di documento (fatture, preventivi, contratti)

• Cliente/progetto

• Data caricamento

Ricerca file:

Barra ricerca:

• Cerca per nome file

• Filtra per tipo

• Ordina per data

Filtri avanzati:

• Caricato da utente specifico

• Periodo temporale

• Tipo file (solo immagini, solo PDF, etc.)

• Dimensione file

Azioni su file

Visualizzare:

Clicca sul file per:

• Anteprima (immagini, PDF)

• Download locale

• Dettagli completi

Modificare:

Rinominare:

• Clicca icona modifica

• Cambia nome file

• Mantiene estensione originale

Spostare:

• Cambia categoria/cartella

• Riorganizza libreria

Eliminare:

Attenzione! Eliminare un file dalla libreria media può causare problemi se:

• File è allegato a documento attivo

• Immagine usata in proposta/contratto

• Logo in uso

Prima di eliminare:
✅ Verifica dove file è utilizzato
✅ Assicurati non sia collegato a documenti attivi
✅ Crea backup se necessario

Condividere:

Link diretto:

• Genera URL pubblico per condivisione

• Utile per inviare file a clienti

• Controllabile con scadenza link

Integrazione con documenti

Inserire file da Media in documenti:

Quando crei proposte, contratti o documenti:

1. Editor di testo mostra pulsante Inserisci Media

2. Si apre libreria media

3. Selezioni file desiderato

4. File viene inserito nel documento

Vantaggi:

• ✅ Riuso file senza ricaricare

• ✅ Coerenza versioni (un file, molti usi)

• ✅ Risparmio spazio (no duplicati)

Best practice Media

Naming convention:

✅ Usa nomi descrittivi:

❌ Evita nomi generici:

Organizzazione:

✅ Elimina file obsoleti periodicamente
✅ Mantieni solo versioni attuali
✅ Archivia file vecchi ma importanti
✅ Usa sottocartelle logiche

Sicurezza:

✅ Non caricare file confidenziali in media pubblica
✅ Verifica permessi accesso
✅ Usa nomi file non identificativi per dati sensibili
✅ Backup regolare libreria media

Ottimizzazione:

✅ Comprimi immagini prima di caricare (TinyPNG, Squoosh)
✅ Converti in PDF documenti Office per compatibilità
✅ Riduci qualità video se possibile
✅ Monitora spazio disco regolarmente

Gestione spazio

Monitorare utilizzo:

Dashboard Media mostra:

• Spazio totale utilizzato

• File per tipo

• Trend crescita

Liberare spazio:

1. Identifica file grandi:

   • Ordina per dimensione

   • Elimina video/immagini non necessari

2. Elimina duplicati:

   • Cerca file con nomi simili

   • Mantieni solo ultima versione

3. Archivia offline:

   • Scarica file vecchi ma importanti

   • Archivia in storage esterno

   • Elimina da FlashCRM

4. Ottimizza esistenti:

   • Comprimi immagini sovradimensionate

   • Converti file in formati più leggeri

Esporta PDF

La funzionalità Esporta PDF (Bulk PDF Exporter) permette di scaricare massivamente documenti PDF per backup, archiviazione o condivisione con contabilità esterna.

Cos'è Bulk PDF Exporter

Definizione:

Strumento che genera ed esporta in formato ZIP collezioni di documenti PDF per periodo e tipo specificati.

Documenti esportabili:

• ✅ Fatture

• ✅ Preventivi

• ✅ Proposte

• ✅ Note di credito

• ✅ Pagamenti (ricevute)

• ✅ Contratti

Quando usare Export PDF

Scenari comuni:

Fine anno fiscale:

• Esportare tutte fatture anno per commercialista

• Archiviazione documenti fiscali

• Compliance normativa

Backup documenti:

• Copia di sicurezza offline

• Archiviazione storica

• Disaster recovery

Condivisione con terzi:

• Invio massivo documenti a studio contabile

• Audit e verifiche

• Passaggio a nuovo sistema

Gestione cliente:

• Esportare tutti documenti cliente specifico

• Archiviazione fine rapporto

• Documentazione legale

Esportare PDF per Cliente

Metodo: Dal profilo cliente

Questo metodo esporta tutti i documenti di un singolo cliente.

Passaggio 1: Accedere al cliente

1. Vai su Clienti

2. Apri profilo cliente desiderato

Passaggio 2: Selezionare tipo documento

Clicca sul tab del tipo documento da esportare:

• Fatture

• Preventivi

• Pagamenti

• Note di credito

• Contratti

Passaggio 3: Configurare export

Si apre pannello filtri:

Stato documento:

Per fatture/preventivi, filtra per stato:

• Tutti (raccomandato per export completo)

• Solo Pagate

• Solo Non Pagate

• Solo Scadute

• etc.

Range date:

Data inizio:

Data fine:

Nota: Date basate su data documento (emissione), non data pagamento.

Esempi filtri:

Passaggio 4: Eseguire export

Clicca Submit o Esporta.

Elaborazione:

FlashCRM:

1. Genera PDF per ogni documento selezionato

2. Comprime in file ZIP

3. Prepara download

Tempo elaborazione:

• 10 documenti: ~10 secondi

• 50 documenti: ~30 secondi

• 200 documenti: ~2 minuti

Passaggio 5: Scaricare ZIP

Browser avvia download automatico:

Contenuto ZIP:

Naming file PDF:

I PDF mantengono numerazione originale per facile identificazione.

Export massivo multi-cliente

Metodo: Da Utilità

Per esportare documenti di più clienti contemporaneamente.

Passaggio 1: Accedere a Bulk Exporter

1. Vai su Utilità → Esporta PDF

Passaggio 2: Configurare filtri globali

Tipo documento:

• Fatture

• Preventivi

• Proposte

• Pagamenti

• Note di credito

Clienti:

Opzione A: Tutti i clienti

• Lascia campo vuoto o seleziona "Tutti"

Opzione B: Clienti specifici

• Seleziona da lista (multi-select)

• Spunta clienti desiderati

Range date:

• Data inizio

• Data fine

Stato documento:

• Tutti

• Filtro per stato specifico

Passaggio 3: Esportare

Clicca Genera Export.

ZIP risultante:

File organizzati per cartelle cliente.

Utilizzo export PDF

Per commercialista:

Export fatture anno fiscale:

1. Export completo anno (01/01 → 31/12)

2. Include tutte fatture (pagate e non)

3. ZIP inviato a commercialista

4. Semplifica dichiarazioni fiscali

Per audit:

Export documenti periodo specifico:

1. Define periodo audit

2. Export tutti tipi documento

3. Fornisci a auditor

4. Tracciabilità completa

Backup offline:

Export periodico per sicurezza:

1. Mensile/trimestrale export

2. Salva su storage esterno (NAS, cloud)

3. Protezione disaster recovery

Best practice export

Periodicità:

✅ Mensile: Export ultimo mese per backup
✅ Trimestrale: Archiviazione documenti
✅ Annuale: Fine anno fiscale (obbligatorio)

Naming convention ZIP:

Rinomina ZIP scaricati con pattern chiaro:

Storage:

✅ Salva in cartelle organizzate:

✅ Cloud backup (Google Drive, Dropbox)
✅ NAS aziendale
✅ Hard disk esterno offline

Verifica integrità:

Dopo export:

1. ✅ Apri ZIP per verificare

2. ✅ Controlla numero file = numero documenti

3. ✅ Apri sample PDF per conferma leggibilità

4. ✅ Verifica naming file corretto

Calendario

Il Calendario di FlashCRM è uno strumento collaborativo per gestire appuntamenti, scadenze, meeting e promemoria del team.

Cos'è il Calendario

Definizione:

Sistema di calendario integrato che consolida eventi, scadenze e attività del team in una vista unificata.

Eventi visualizzati:

• ✅ Meeting e appuntamenti

• ✅ Scadenze fatture e contratti

• ✅ Promemoria task

• ✅ Scadenze preventivi

• ✅ Eventi cliente (se configurato)

• ✅ Eventi Google Calendar (se sync attivo)

Accedere al Calendario

1. Vai su Utilità → Calendario

2. Vedrai la vista calendario completa

Visualizzazioni disponibili:

Mese:

• Panoramica mensile

• Eventi per giorno

• Ideale per pianificazione

Settimana:

• Dettaglio settimanale

• Timeline oraria

• Ottima per gestione giornaliera

Giorno:

• Dettaglio singolo giorno

• Slot orari dettagliati

• Perfetta per agenda giornaliera

Agenda (Lista):

• Eventi cronologici

• Formato lista

• Comoda per review

Creare eventi

Metodo A: Click diretto

1. Clicca su data/ora desiderata nel calendario

2. Si apre form rapido

3. Compila dettagli

4. Salva

Metodo B: Pulsante Nuovo Evento

1. Clicca Nuovo Evento in alto

2. Form completo si apre

3. Configura tutti i dettagli

Form evento:

Titolo evento:

Data e ora:

Inizio:

Fine:

Evento tutto il giorno:

Spunta per eventi senza ora specifica (es. "Fiera Milano").

Descrizione:

Dettagli aggiuntivi:

Colore evento:

Scegli colore per categorizzazione visiva:

• 🔴 Rosso: Urgente

• 🔵 Blu: Meeting cliente

• 🟢 Verde: Interno team

• 🟡 Giallo: Deadline

Promemoria:

Configura notifiche:

• 15 minuti prima

• 30 minuti prima

• 1 ora prima

• 1 giorno prima

• Personalizzato

Partecipanti:

Seleziona staff members:

• Invita colleghi

• Ricevono notifica

• Evento appare nel loro calendario

Pubblico/Privato:

Pubblico: Visibile a tutto il team
Privato: Solo tu e invitati vedono

Salvare:

Clicca Salva Evento.

Gestire eventi

Modificare:

Clicca su evento nel calendario:

• Modifica dettagli

• Cambia data/ora (drag & drop)

• Aggiorna partecipanti

Eliminare:

Apri evento → Elimina.

Riprogrammare:

Drag & drop:

• Trascina evento su nuova data

• Conferma spostamento

• Partecipanti notificati automaticamente

Sincronizzazione Google Calendar

FlashCRM può importare eventi da Google Calendar per vista unificata.

Nota importante:

• ✅ Import Google → FlashCRM (supportato)

• ❌ Export FlashCRM → Google (non supportato)

Configurare sync Google Calendar:

Vedi sezione dedicata "Integrazioni → Google Calendar" per setup completo.

Vantaggi sync:

• Consolida calendari personali e aziendali

• Vista unica di tutti impegni

• Evita sovrapposizioni

Calendario dipartimentale

Per team grandi, configura calendari separati per dipartimento.

Setup:

1. Crea Google Calendar per dipartimento

2. Vai su Impostazioni → Dipartimenti

3. Aggiungi Calendar ID Google per dipartimento

4. Eventi dipartimentali appaiono filtrati

Utilità:

• Sales team vede solo eventi vendite

• Support team vede solo eventi supporto

• Management vede tutti

Best practice Calendario

Naming eventi:

✅ Usa formato consistente:

Colori:

✅ Standardizza uso colori team:

Promemoria:

✅ Imposta default promemoria:

• Meeting clienti: 1 ora prima

• Deadline: 1 giorno prima

• Eventi interni: 15 minuti prima

Sincronizzazione:

✅ Mantieni calendari sync
✅ Aggiorna eventi tempestivamente
✅ Cancella eventi obsoleti

Annunci

Gli Annunci sono comunicazioni broadcast a tutto il team o gruppi specifici, visualizzate in dashboard e come notifiche.

Cos'è la funzione Annunci

Definizione:

Sistema di messaggistica interna per comunicazioni importanti a tutto il team o gruppi selezionati.

Tipi annunci comuni:

• 📢 Comunicazioni aziendali

• 🎉 Celebrazioni e traguardi

• ⚠️ Avvisi urgenti

• 📅 Eventi aziendali

• 🔧 Manutenzioni programmate

• 📚 Nuove procedure/policy

• 🏆 Risultati e performance

Accedere agli Annunci

1. Vai su Utilità → Annunci

2. Vedrai elenco annunci pubblicati e bozze

Creare un annuncio

Passaggio 1: Nuovo annuncio

Clicca Nuovo Annuncio.

Passaggio 2: Form annuncio

Titolo:

Titolo breve e chiaro:

Messaggio:

Corpo annuncio con dettagli:

Esempio:
Cari colleghi,
 
siamo lieti di annunciare che abbiamo raggiunto il traguardo di
1.000 clienti attivi! Questo risultato è frutto del duro lavoro
di tutto il team.
 
Per celebrare, organizzeremo un team building venerdì 20/03.
Ulteriori dettagli seguiranno.
 
Grazie a tutti!

Formattazione:

Usa editor per:

• Grassetto, corsivo

• Liste puntate

• Link

• Colori evidenziatura

Visibilità:

Scegli chi deve vedere l'annuncio:

Opzione A: Tutti i membri staff

• Broadcast completo

• Ogni utente vede

Opzione B: Staff specifici

• Seleziona utenti/ruoli

• Comunicazione mirata

Opzione C: Clienti (se abilitato)

• Annunci area clienti

• Es. manutenzioni programmate

Show to Staff/Show to Customers:

Spunta checkbox appropriati.

Mostra in nome:

Autore annuncio (auto-popolato con tuo nome).

Data pubblicazione:

Pubblica immediatamente: Lascia vuoto
Programmato: Imposta data/ora futura

Utilità programmazione:
Scrivi annuncio in anticipo, pubblica automaticamente data desiderata.

Passaggio 3: Salvare

Salva come Bozza: Per review prima pubblicazione
Pubblica: Rende annuncio visibile immediatamente

Visualizzazione annunci

Per Staff:

Dashboard:

• Widget annunci recenti

• Badge "Nuovo" per non letti

• Click per espandere

Centro notifiche:

• Campanel notification mostra nuovi annunci

• Segna come letto dopo visualizzazione

Pagina annunci dedicata:

• Tutti annunci cronologici

• Filtrabili per data

Per Clienti:

Se abilitati per clienti:

• Appaiono in area clienti

• Sezione "Novità" o "Comunicazioni"

Gestire annunci

Modificare:

Apri annuncio → Modifica:

• Aggiorna contenuto

• Cambia visibilità

• Salva modifiche

Eliminare:

Rimuovi annunci obsoleti o errati.

Fissare in alto (Pin):

Annunci importanti rimangono in cima:

• Utile per comunicazioni critiche

• Sempre visibili finché non unpinned

Tipologie annunci comuni

Comunicazioni HR:

Titolo: "Nuova Policy Ferie 2026"
Messaggio: Aggiornamento procedura richiesta ferie...
Visibilità: Tutti

Manutenzioni:

Titolo: "Manutenzione Programmata - 15/03 ore 02:00"
Messaggio: Il sistema sarà offline 2-4 ore...
Visibilità: Tutti (staff e clienti)

Celebrazioni:

Titolo: "Complimenti a Laura - Dipendente del Mese!"
Messaggio: Congratulazioni per i risultati eccezionali...
Visibilità: Tutti

Formazione:

Titolo: "Webinar Nuovo Prodotto - Partecipazione Obbligatoria"
Messaggio: Tutti i commerciali devono partecipare...
Visibilità: Ruolo "Commerciali"

Urgenti:

Titolo: "⚠️ URGENTE: Sistema Email Temporaneamente Down"
Messaggio: Stiamo risolvendo. Usate telefono...
Visibilità: Tutti
Pin: Sì

Best practice annunci

Frequenza:

✅ Non abusare: Troppi annunci = rumore
✅ Solo info rilevanti: Evita annunci banali
✅ Consolida: Raggruppa info simili in un annuncio

Stile:

✅ Titolo chiaro e conciso
✅ Messaggio breve ma completo
✅ Formattazione per leggibilità
✅ Call-to-action chiara se richiesta azione

Timing:

✅ Annunci urgenti: Pubblica subito
✅ Pianificati: Programma per lunedì mattina (massima visibilità)
✅ Deadline: Annuncia con anticipo adeguato

Follow-up:

✅ Rimuovi annunci obsoleti
✅ Aggiorna se info cambiano
✅ Conferma ricezione per annunci critici

Registro Attività (Activity Log)

Il Registro Attività è un log completo di tutte le azioni eseguite nel sistema, fondamentale per audit, troubleshooting e compliance.

Cos'è l'Activity Log

Definizione:

Sistema di logging che registra automaticamente ogni azione significativa eseguita in FlashCRM da qualsiasi utente.

Azioni registrate:

• ✅ Login/Logout utenti

• ✅ Creazione/modifica/eliminazione documenti

• ✅ Cambiamenti stato (lead, task, progetti)

• ✅ Invio email

• ✅ Pagamenti registrati

• ✅ Modifiche impostazioni sistema

• ✅ Export dati

• ✅ Accessi area clienti

Accedere al Registro Attività

1. Vai su Utilità → Registro Attività (o Activity Log)

2. Vedrai elenco cronologico di tutte le attività

Navigare il log

Colonne principali:

Data/Ora:

Timestamp preciso dell'azione.

Utente:

Chi ha eseguito l'azione.

Descrizione Attività:

Tipo/Modulo:

Categorizzazione per area.

IP Address:

Indirizzo IP da cui azione eseguita (utile per sicurezza).

Filtrare il log

Con migliaia di azioni registrate, i filtri sono essenziali.

Filtro per data:

Range:

Preset:

• Oggi

• Ieri

• Ultimi 7 giorni

• Ultimo mese

• Personalizzato

Filtro per utente:

Seleziona staff member specifico:

Utilità:

• Audit attività singolo utente

• Review lavoro dipendente

• Troubleshooting errori utente

Filtro per tipo attività:

Filtro per modulo:

Ricerca testo:

Cerca parola chiave in descrizione:

Casi d'uso Activity Log

Audit e compliance:

Scenario: Audit interno trimestrale

1. Export activity log periodo

2. Review azioni sensibili:

   • Modifiche permessi

   • Eliminazioni dati

   • Export massivi

3. Verifica conformità policy

Troubleshooting:

Scenario: "Fattura scomparsa!"

1. Cerca fattura nel log

2. Trova voce "Fattura #FA-00125 eliminata"

3. Vedi utente e timestamp

4. Contatta utente per chiarimenti

5. Eventualmente ripristina da backup

Sicurezza:

Scenario: Sospetta accesso non autorizzato

1. Filtra per login da IP anomalo

2. Identifica pattern sospetti:

   • Login ore notturne

   • IP geograficamente distante

   • Azioni anomale

3. Blocca account se compromesso

4. Report sicurezza

Performance review:

Scenario: Valutazione dipendente

1. Filtra per utente + periodo

2. Analizza attività:

   • Numero lead gestiti

   • Fatture emesse

   • Email inviate

   • Tempistiche risposta

3. Dati quantitativi per review

Formazione:

Scenario: Identificare bisogni formativi

1. Analizza errori ricorrenti

2. Identifica pattern:

   • Utente X elimina spesso per sbaglio

   • Utente Y non usa funzione Z

3. Pianifica training mirato

Retention e archiviazione log

Periodo conservazione:

Best practice:

• Compliance: minimo 12 mesi

• Normative specifiche: 5-10 anni

• Consigliato: 24 mesi online, poi archiviazione

Configurare retention:

Impostazioni → Sistema → Activity Log:

• Auto-pulizia log dopo X giorni

• Archiviazione automatica

Export periodico:

✅ Mensile: Export log mese precedente
✅ Storage: Salva in backup sicuro
✅ Format: CSV per analisi Excel

Privacy e GDPR

Attenzione: Activity Log contiene dati personali (utenti, IP, azioni).

Compliance:

✅ Informare staff: Log traccia loro azioni
✅ Policy chiara: Scopo e uso log
✅ Accesso limitato: Solo admin e compliance
✅ Retention policy: Rispetta normative
✅ Anonimizzazione: Dopo periodo, anonimizza log vecchi

Backup Database

Il Backup Database è la funzionalità più critica per la sicurezza dei tuoi dati aziendali.

Importanza del backup

Perché fare backup:

Disaster recovery:

• Crash server

• Errore umano (eliminazioni massive)

• Attacco ransomware

• Corruzione database

• Guasto hardware

Compliance:

• Obblighi normativi conservazione dati

• Audit trail

• Continuità business

Tranquillità:

• Lavora sereno sapendo dati al sicuro

• Recupero rapido in caso problemi

Tipi di backup FlashCRM

Backup Completo:

• Database completo

• Include tutti dati: clienti, fatture, progetti, tutto

• File SQL compresso

Backup Incrementale:

• Solo modifiche da ultimo backup

• Più veloce

• Risparmio spazio

Creare backup manuale

Passaggio 1: Accedere a Backup

1. Vai su Utilità → Backup Database

Dashboard backup:

• Ultimo backup eseguito

• Dimensione database

• Backup programmati

• Lista backup disponibili

Passaggio 2: Avviare backup

Clicca Crea Nuovo Backup o Backup Now.

Elaborazione:

FlashCRM:

1. Dumpa database SQL

2. Comprimi in formato .SQL.GZ o .ZIP

3. Salva in cartella backup server

4. Offre download

Tempo:

• Database 100 MB: ~30 secondi

• Database 500 MB: ~2 minuti

• Database 2 GB: ~5-10 minuti

Passaggio 3: Scaricare backup

Download locale:

Clicca Scarica accanto al backup creato.

File scaricato:

Salva in luogo sicuro:

• ✅ Computer locale

• ✅ Cloud storage (Google Drive, Dropbox)

• ✅ NAS aziendale

• ✅ Hard disk esterno offline

Backup automatici programmati

Invece di backup manuali, programma backup automatici regolari.

Configurare backup automatici:

1. Utilità → Backup Database → Impostazioni

2. Abilita backup automatici

3. Configura frequenza

Frequenza:

Giornaliera: (Raccomandato per sistemi attivi)

• Ore: 02:00 (off-hours)

• Retention: Ultimi 7 giorni

Settimanale:

• Giorno: Domenica

• Retention: Ultimi 4 backup

Mensile:

• Giorno: 1° del mese

• Retention: Ultimi 12 backup

Prerequisito: Cron Job

Backup automatici richiedono cron job configurato.

Vedi sezione "Impostazioni → Cron Job" per setup.

Gestione backup

Elenco backup:

Vedi tutti backup creati con:

• Data/ora creazione

• Dimensione file

• Tipo (manuale/automatico)

• Azioni (scarica, elimina)

Scaricare backup passato:

Clicca download su qualsiasi backup precedente.

Eliminare backup vecchi:

Per liberare spazio server:

1. Identifica backup obsoleti

2. Scarica prima di eliminare (double backup)

3. Elimina da server

Ripristinare da backup

Attenzione: Ripristino sovrascrive dati correnti!

Quando ripristinare:

Scenario critico:

• Database corrotto

• Perdita dati massiva

• Attacco riuscito

• Errore irreversibile

Procedura ripristino:

Non direttamente in FlashCRM UI.

Ripristino richiede accesso server/database:

Passaggio 1: Backup corrente

Prima di ripristinare, fai backup stato attuale (anche se danneggiato).

Passaggio 2: Accesso database

Via phpMyAdmin, SSH o pannello hosting:

1. Accedi al database MySQL

2. Seleziona database FlashCRM

3. Elimina tutte tabelle (export prima!)

4. Importa file SQL backup

5. Conferma import

Passaggio 3: Verifica

1. Accedi a FlashCRM

2. Verifica dati ripristinati

3. Testa funzionalità critiche

4. Conferma integrità

Assistenza:

Per ripristini critici, contatta:

• Supporto tecnico FlashCRM

• Amministratore sistema

• Provider hosting

Best practice backup

Regola 3-2-1:

✅ 3 copie dei dati:

• Produzione (database live)

• Backup server FlashCRM

• Backup offline esterno

✅ 2 media diversi:

• Server cloud

• Hard disk fisico

✅ 1 copia off-site:

• Cloud storage diverso

• Backup geograficamente distante

Frequenza:

Sistema attivo (uso giornaliero):

Sistema moderato:

Verifica backup:

⚠️ Backup non testato = backup non funzionante!

✅ Mensile: Scarica e verifica integrità file
✅ Trimestrale: Test ripristino su ambiente staging
✅ Annuale: Disaster recovery drill completo

Retention:

✅ Giornalieri: Ultimi 7 giorni
✅ Settimanali: Ultimi 4 backup
✅ Mensili: Ultimo anno
✅ Annuali: Conserva 3-5 anni (compliance)

Sicurezza backup:

✅ Cifratura: Cifra backup con password forte
✅ Accesso limitato: Solo admin backup
✅ Storage sicuro: Cloud con 2FA, encryption
✅ Audit: Log accessi backup

Automazione:

✅ Script automatici download backup da server
✅ Upload automatico cloud storage
✅ Email notifica successo/fallimento backup
✅ Monitoring dimensione database (anomalie)

Dimensione database e ottimizzazione

Monitorare crescita:

Dashboard backup mostra dimensione database attuale.

Dimensioni tipiche:

Se database troppo grande:

Ottimizza:

1. Elimina dati obsoleti (log vecchi, spam)

2. Archivia dati storici (anni precedenti)

3. Pulisci tabelle temporary

4. Ottimizza tabelle MySQL

Aumenta risorse:

1. Upgrade piano hosting

2. Più spazio storage

3. Database server dedicato

Conclusioni Utilità

Gli strumenti del menu Utilità sono fondamentali per l'operatività quotidiana e la sicurezza di FlashCRM:

Media: Gestione centralizzata file
Export PDF: Archiviazione documenti massiva
Calendario: Coordinamento team
Annunci: Comunicazione interna
Activity Log: Audit e compliance
Backup: Protezione dati critici

Best practice generale:

✅ Backup automatici giornalieri (non negoziabile!)
✅ Pulizia periodica media (mensile)
✅ Export PDF fine anno (fiscale)
✅ Review activity log (compliance)
✅ Calendario sincronizzato (produttività)

Routine raccomandata:

Giornaliero:

• Verifica backup automatico eseguito

• Check annunci urgenti

Settimanale:

• Download backup locale

• Pulizia calendario eventi passati

• Review annunci obsoleti

Mensile:

• Export PDF documenti mese

• Pulizia media inutilizzati

• Review activity log anomalie

• Test ripristino backup (trimestrale)

Annuale:

• Export completo anno fiscale

• Archiviazione backup annuale

• Audit completo activity log

• Disaster recovery test