Scheda Cliente

Tab PROFILO

La scheda profilo contiene le informazioni anagrafiche del cliente.

Sezione Informazioni Base:

Visualizza e modifica:

• Nome azienda

• Partita IVA / Codice Fiscale

• Sito web

• Telefono

• Gruppi

• Valuta

• Lingua

Pulsante Modifica: Clicca sull'icona matita per modificare i dati.

Indirizzo Fatturazione e Spedizione:

Visualizzazione completa degli indirizzi configurati.

Badge stato:

• Attivo: cliente operativo (badge verde)

• Inattivo: cliente sospeso/archiviato (badge rosso)

Cambiare stato: Clicca sul badge per passare da attivo a inattivo e viceversa.

Custom Fields:

Se configurati, i custom fields appaiono in questa sezione.

Azioni rapide (in alto a destra):

Icona ingranaggio → Menu azioni:

• Modifica cliente

• Elimina cliente

• Esporta dati cliente

• Disattiva/Attiva cliente

Icona + → Creazione rapida:

• Nuova fattura per questo cliente

• Nuovo preventivo

• Nuova proposta

• Nuovo progetto

• Nuovo ticket

Tab CONTATTI

Lista di tutti i contatti associati al cliente.

Visualizzazione contatti:

Per ogni contatto vedi:

• Nome completo

• Posizione

• Email

• Telefono

• Badge "Primario" (se contatto principale)

• Ultimo accesso area clienti

Azioni contatto:

Icona email: Invia email direttamente al contatto Icona modifica: Modifica dettagli contatto Icona elimina: Elimina contatto (non disponibile per primario) Visualizza URL Consenso: Link consensi GDPR del contatto

Pulsante Nuovo Contatto: Aggiunge un nuovo contatto al cliente.

Statistiche rapide:

• Totale contatti

• Contatti attivi

• Ultimo accesso

Tab NOTE

Area per annotazioni interne sul cliente.

Tipi di note:

Note normali:

• Visibili a tutto lo staff con permessi cliente

• Per informazioni condivise

Note private:

• Visibili solo a chi le ha create

• Per annotazioni personali

Creare una nota:

1. Clicca Nuova Nota

2. Scrivi il contenuto

3. Seleziona se privata o condivisa

4. Clicca Salva

Caratteristiche:

• Supporta formattazione rich text (grassetto, elenchi, etc.)

• Timestamp automatico (data e ora creazione)

• Mostra chi ha creato la nota

• Modificabile e eliminabile

Utilizzi comuni:

Tab ESTRATTO CONTO (Statement)

Panoramica finanziaria completa del cliente.

Informazioni visualizzate:

Riepilogo finanziario:

• Fatture totali emesse

• Fatture pagate

• Fatture in sospeso

• Fatture scadute

• Totale dovuto

• Crediti (note di credito)

Saldo cliente:

• Importo totale a credito

• Importo totale a debito

• Saldo netto

Grafico temporale:

Visualizzazione grafica di:

• Fatture emesse nel tempo

• Pagamenti ricevuti nel tempo

• Trend finanziario cliente

Filtrare per periodo:

• Ultimo mese

• Ultimi 3 mesi

• Ultimo anno

• Tutto lo storico

• Periodo personalizzato

Esportare estratto conto:

Pulsante Esporta PDF:

• Genera documento professionale

• Contiene tutte le transazioni del periodo

• Inviabile al cliente per riconciliazione

Utilità:

• Verificare situazione creditizia cliente

• Identificare clienti con pagamenti in ritardo

• Analisi storica relazione commerciale

• Report per management

Tab FATTURE (Invoices)

Elenco completo di tutte le fatture emesse al cliente.

Vista tabella fatture:

Colonne visualizzate:

• Numero fattura

• Data emissione

• Data scadenza

• Importo totale

• Importo pagato

• Saldo residuo

• Stato (Pagata, Scaduta, Parzialmente pagata, Non pagata)

Stati fattura:

Badge colorati indicano lo stato:

• 🟢 Pagata: importo completamente saldo

• 🔴 Scaduta: data scadenza superata, non pagata

• 🟡 Parzialmente pagata: pagamento parziale ricevuto

• ⚪ Non pagata: in attesa pagamento, non scaduta

• 🔵 Annullata: fattura cancellata

Azioni rapide su fattura:

Icona occhio: Visualizza anteprima fattura Icona download: Scarica PDF Icona email: Invia fattura via email al cliente Icona modifica: Modifica fattura (solo se non pagata) Icona copia: Duplica fattura per creare nuova simile Icona elimina: Elimina fattura

Registrare pagamento:

Cliccando su una fattura non pagata:

1. Pulsante Registra Pagamento

2. Inserisci importo, data, metodo pagamento

3. Salva

La fattura si aggiorna automaticamente allo stato corretto.

Filtri fatture:

• Per stato (pagate, scadute, etc.)

• Per periodo (data emissione)

• Per progetto collegato

Pulsante Nuova Fattura: Crea una nuova fattura per questo cliente con dati pre-compilati.

Totali in fondo:

• Somma fatture totali

• Somma pagamenti ricevuti

• Saldo da incassare

Tab PAGAMENTI (Payments)

Registro cronologico di tutti i pagamenti ricevuti dal cliente.

Vista tabella pagamenti:

Colonne:

• Data pagamento

• Numero fattura associata

• Importo pagamento

• Metodo pagamento (Bonifico, Carta, Contanti, PayPal, etc.)

• Note

• Staff che ha registrato

Dettagli pagamento:

Cliccando su un pagamento vedi:

• Fattura collegata (link diretto)

• Data e ora registrazione

• Eventuali allegati (ricevuta, bonifico, etc.)

Registrare pagamento manuale:

Se il cliente paga offline (bonifico, contanti):

1. Pulsante Registra Pagamento

2. Seleziona fattura da saldare

3. Importo pagato

4. Data pagamento

5. Metodo pagamento

6. Note opzionali

7. Carica ricevuta (opzionale)

8. Salva

Pagamenti automatici:

Pagamenti da gateway online (Stripe, PayPal) vengono registrati automaticamente quando il cliente paga online.

Export pagamenti:

Esporta in Excel/CSV per:

• Riconciliazione bancaria

• Report contabili

• Analisi flussi cassa

Tab Note di Credito

Elenco delle note di credito emesse al cliente.

Cosa sono le note di credito:

Documenti che riducono l'importo dovuto dal cliente:

• Storno fattura

• Rimborso

• Sconto post-vendita

• Reso merce

• Correzione errore fatturazione

Vista tabella note di credito:

Colonne:

• Numero nota credito

• Data emissione

• Fattura collegata (se applicabile)

• Importo

• Stato (Aperta, Applicata, Annullata)

Stati nota credito:

Aperta: Credito disponibile per cliente, non ancora utilizzato Applicata: Credito utilizzato per saldare fatture Annullata: Nota credito cancellata

Creare nota di credito:

1. Pulsante Nuova Nota di Credito

2. Seleziona fattura di riferimento (opzionale)

3. Inserisci articoli accreditati

4. Salva

Applicare nota credito:

Le note di credito possono essere:

• Applicate manualmente a fatture specifiche

• Usate come credito permanente del cliente

• Rimborsate fisicamente

Saldo crediti cliente:

In alto nella tab, visualizzazione:

• Totale crediti disponibili

• Crediti già utilizzati

• Crediti residui

Tab PREVENTIVI

Tutti i preventivi creati per il cliente.

Vista tabella preventivi:

Colonne:

• Numero preventivo

• Data emissione

• Data scadenza

• Importo totale

• Stato

Stati preventivo:

• 🟢 Accettato: cliente ha accettato il preventivo

• 🔴 Rifiutato: cliente ha declinato

• 🟡 Scaduto: data scadenza superata senza risposta

• 🔵 Inviato: preventivo inviato, in attesa risposta

• ⚪ Bozza: non ancora inviato al cliente

Azioni preventivo:

Visualizza: Anteprima PDF Modifica: Cambia dettagli (solo se non accettato) Invia: Invia via email al cliente Converti in fattura: Se accettato, crea fattura automaticamente Duplica: Crea nuovo preventivo simile Elimina: Cancella preventivo

Conversione preventivo → fattura:

Quando cliente accetta:

1. Apri il preventivo

2. Clicca Converti in Fattura

3. Tutti gli articoli vengono trasferiti automaticamente

4. Personalizza se necessario

5. Salva fattura

Area clienti - Gestione preventivi:

Il cliente, accedendo all'area clienti, può:

• Visualizzare preventivi ricevuti

• Scaricare PDF

• Accettare preventivo con un clic

• Rifiutare preventivo (opzionalmente con motivo)

Notifiche accettazione/rifiuto: Lo staff riceve notifica automatica quando cliente accetta o rifiuta.

Pulsante Nuovo Preventivo: Crea preventivo per questo cliente.

Tab ABBONAMENTO

Gestione abbonamenti ricorrenti del cliente.

Cosa sono gli abbonamenti:

Servizi/prodotti con fatturazione automatica ricorrente:

• Abbonamento mensile software

• Canone manutenzione

• Servizio hosting ricorrente

• Contratto assistenza

Vista abbonamenti attivi:

Per ogni abbonamento:

• Nome abbonamento

• Importo ricorrente

• Frequenza (mensile, trimestrale, annuale)

• Data inizio

• Prossima fatturazione

• Stato (Attivo, Sospeso, Scaduto)

Creare abbonamento:

1. Pulsante Nuovo Abbonamento

2. Seleziona prodotto/servizio

3. Imposta:

   • Importo

   • Frequenza fatturazione

   • Data inizio

   • Data fine (opzionale)

   • Descrizione

4. Salva

Fatturazione automatica:

FlashCRM crea automaticamente fatture quando scade il periodo:

• Fattura generata automaticamente

• Inviata automaticamente al cliente

• Pagamento richiesto secondo termini

Gestire abbonamenti:

Sospendere: Blocca temporaneamente fatturazione Cancellare: Termina abbonamento Modificare: Cambia importo o frequenza

Notifiche abbonamento:

Client e staff ricevono notifiche per:

• Nuovo abbonamento attivato

• Prossima scadenza

• Abbonamento scaduto

• Abbonamento cancellato

Tab SPESE

Spese sostenute relative al cliente.

Cosa sono le spese:

Costi che sostieni per servire il cliente:

• Spese trasferta per meeting

• Acquisti materiali per progetto

• Costi subappalto

• Spese varie fatturabili o non fatturabili

Vista tabelle spese:

Colonne:

• Data spesa

• Categoria (Trasferta, Materiali, Consulenza, etc.)

• Importo

• Valuta

• Fatturabile (Sì/No)

• Fatturata (Sì/No)

• Progetto collegato (se applicabile)

Spese fatturabili vs non fatturabili:

Fatturabili: Spese che riaddebiti al cliente Non fatturabili: Costi tuoi che non riaddebiti

Registrare spesa:

1. Pulsante Nuova Spesa

2. Compila:

   • Data

   • Categoria

   • Importo

   • Cliente

   • Fatturabile: Sì/No

   • Progetto (opzionale)

   • Descrizione

   • Ricevuta (upload)

3. Salva

Convertire spese in fattura:

Se hai spese fatturabili da riadddebitare:

1. Seleziona spese non ancora fatturate

2. Clicca Converti in Fattura

3. FlashCRM crea automaticamente fattura con quelle spese

4. Personalizza e invia

Report spese cliente:

Visualizzazione aggregata:

• Totale spese sostenute per cliente

• Spese fatturate vs non fatturate

• Marginalità cliente (fatturato - spese)

Tab CONTRATTI

Gestione contratti stipulati con il cliente.

Tipi di contratti:

• Contratti servizio/manutenzione

• Accordi NDA

• Contratti fornitura

• SLA (Service Level Agreement)

• Qualsiasi documento contrattuale

Vista tabella contratti:

Colonne:

• Nome contratto

• Tipo contratto

• Valore contratto

• Data inizio

• Data fine

• Stato (Attivo, Scaduto, In approvazione)

Creare contratto:

1. Pulsante Nuovo Contratto

2. Compila:

   • Oggetto contratto

   • Cliente

   • Tipo contratto (da configurare in Impostazioni)

   • Valore economico

   • Data inizio

   • Data fine (opzionale, per contratti a tempo indeterminato)

   • Contenuto contratto (editor ricco)

3. Allega documenti PDF firmati (opzionale)

4. Salva

Template contratti:

Puoi creare template riutilizzabili:

1. Vai su Impostazioni → Contratti → Template

2. Crea template con placeholders

3. Quando crei contratto, seleziona template

4. I dati cliente vengono popolati automaticamente

Firma contratti:

Il cliente può firmare digitalmente i contratti:

1. Invii contratto al cliente

2. Cliente accede area clienti

3. Visualizza contratto

4. Appone firma digitale

5. Tu ricevi notifica

Notifiche scadenza:

FlashCRM invia promemoria automatici:

• 30 giorni prima scadenza

• 15 giorni prima scadenza

• Alla scadenza

• Configurabili

Rinnovare contratto:

Quando un contratto scade:

1. Apri il contratto

2. Clicca Rinnova

3. FlashCRM crea nuovo contratto con date aggiornate

4. Personalizza se necessario

5. Invia per accettazione/firma

Tab PROGETTI

Tutti i progetti attivi o completati per il cliente.

Vista tabella progetti:

Colonne:

• Nome progetto

• Data inizio

• Data fine (prevista)

• Stato (Non iniziato, In corso, In attesa, Cancellato, Completato)

• Progresso (%)

• Totale ore registrate

• Fatturato progetto

Stati progetto:

• Non iniziato: Progetto pianificato ma non avviato

• In corso: Attivamente in lavorazione

• In attesa: Bloccato temporaneamente

• Cancellato: Progetto annullato

• Completato: Progetto concluso

Creare progetto:

1. Pulsante Nuovo Progetto

2. Compila:

   • Nome progetto

   • Cliente

   • Data inizio

   • Data fine (opzionale)

   • Membri team (staff assegnati)

   • Descrizione

   • Budget (opzionale)

   • Fatturazione: per progetto, oraria, fissa

3. Salva

Visualizzazione progetto:

Cliccando su un progetto accedi a:

• Task del progetto

• Timesheet (ore registrate)

• Milestone

• File caricati

• Discussioni/commenti

• Riepilogo finanziario

Fatturare progetto:

Per progetti con ore fatturabili:

1. Apri progetto

2. Tab "Timesheet"

3. Seleziona ore da fatturare

4. Clicca Crea Fattura da Timesheet

5. FlashCRM genera fattura con ore lavorate

Gestione avanzata progetti:

Per dettagli completi sulla gestione progetti, consulta la sezione dedicata "Gestione Progetti" della Knowledge Base.

Tab COMPITI

Task collegati al cliente (anche senza progetto specifico).

Differenza task vs progetti:

• Progetto: Iniziativa ampia con milestone, budget, team

• Task: Attività specifica, anche singola

Esempi task cliente:

Vista tabella task:

Colonne:

• Nome task

• Assegnato a

• Data inizio

• Data scadenza

• Priorità (Bassa, Media, Alta, Urgente)

• Stato (Da fare, In corso, Test, Completato)

Creare task:

1. Pulsante Nuovo Task

2. Compila:

   • Nome task

   • Descrizione

   • Assegnato a (membri staff)

   • Cliente collegato

   • Progetto (opzionale)

   • Data inizio/scadenza

   • Priorità

   • Pubblico/Privato

3. Salva

Task pubblici vs privati:

Pubblici: Cliente può vederli nell'area clienti Privati: Solo staff li vede

Notifiche task:

Staff assegnato riceve notifiche per:

• Nuovo task assegnato

• Commenti su task

• Cambio scadenza

• Task completato

Follower task:

Puoi aggiungere "follower" al task:

• Ricevono notifiche aggiornamenti

• Non sono responsabili diretti

• Utile per tenere informati stakeholder

Tab TICKET

Sistema di ticketing per supporto clienti.

Vista tabella ticket:

Colonne:

• Numero ticket

• Oggetto

• Dipartimento

• Stato (Aperto, In corso, Risolto, Chiuso)

• Priorità

• Ultima risposta

• Data apertura

Stati ticket:

• Aperto: Appena creato, da prendere in carico

• In corso: Staff sta lavorandoci

• In attesa cliente: In attesa risposta/info dal cliente

• Risolto: Problema risolto, in attesa conferma cliente

• Chiuso: Ticket completamente chiuso

Priorità ticket:

• Bassa: Richieste non urgenti

• Media: Richieste standard

• Alta: Problemi importanti

• Urgente: Issue critici che bloccano cliente

Creare ticket:

Dal admin (per conto del cliente):

1. Pulsante Nuovo Ticket

2. Compila:

   • Oggetto

   • Cliente

   • Contatto

   • Dipartimento

   • Priorità

   • Descrizione problema

   • Allegati

3. Salva

Dal cliente (area clienti): Cliente può aprire ticket autonomamente accedendo all'area clienti.

Gestione ticket:

Cliccando su ticket accedi a:

• Conversazione completa (thread)

• Rispondere al cliente

• Cambiare stato/priorità

• Assegnare a altro staff

• Aggiungere note interne (non visibili al cliente)

• Collegare a progetto/task

Template risposte:

Crea risposte predefinite per problemi comuni:

• Velocizza risposta

• Mantiene coerenza

• Personalizzabili prima invio

SLA e tempi risposta:

Monitora:

• Tempo medio risposta

• Tempo risoluzione

• SLA rispettati/violati

Notifiche ticket:

• Cliente riceve email per ogni risposta

• Staff del dipartimento riceve notifica nuovi ticket

• Notifica cambio stato

Tab FILE

Archivio documenti condivisi con il cliente.

Tipi di file:

• Contratti firmati

• Preventivi accettati

• Documentazione tecnica

• Manuali

• Allegati vari

• Foto/immagini

• Qualsiasi file rilevante

Vista elenco file:

Colonne:

• Nome file

• Tipo/Estensione

• Dimensione

• Caricato da (staff/cliente)

• Data upload

• Visibile al cliente (Sì/No)

Caricare file:

1. Pulsante Carica File

2. Seleziona file dal computer

3. Scegli:

   • Visibile al cliente: Sì (cliente può scaricarlo dall'area clienti) / No (solo staff)

   • Descrizione (opzionale)

4. Upload

File multipli: Puoi caricare più file contemporaneamente con drag & drop.

Formati supportati:

• Documenti: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT

• Immagini: JPG, PNG, GIF, BMP

• Archivi: ZIP, RAR

• Altri: TXT, CSV, etc.

Limite dimensione: Dipende dalla configurazione server (solitamente 2-8MB per file). Per file più grandi, usa servizi esterni (Dropbox, Google Drive) e condividi link.

Organizzazione file:

Per cartelle (se modulo attivo):

• Crea cartelle per organizzare

• Es. "Contratti", "Fatture", "Documentazione Tecnica"

Per tag:

• Tagga file per ricerca rapida

• Es. tag "2026", "Progetto X", "Legale"

Scarica file: Clicca sul file per scaricare. Cliente può scaricare solo file marcati come "Visibili".

Tab VAULT

Archiviazione sicura per informazioni sensibili del cliente.

Cosa memorizzare nel Vault:

• Credenziali (username/password)

• Codici di accesso

• Chiavi API

• Informazioni bancarie

• Codici fiscali/tributari

• Qualsiasi dato sensibile

Sicurezza Vault:

• Dati crittografati nel database

• Solo staff autorizzati possono accedere

• Cliente non vede mai il Vault

• Log accessi per audit

Aggiungere voce Vault:

1. Pulsante Nuova Voce Vault

2. Compila:

   • Nome (es. "FTP Server")

   • Server/Host (es. "ftp.cliente.com")

   • Username

   • Password (automaticamente mascherata)

   • Port (opzionale)

   • Descrizione

3. Salva

Visualizzare dati Vault:

• Password è sempre mascherata (••••••)

• Clicca icona "mostra" per rivelare temporaneamente

• Clicca icona "copia" per copiare negli appunti senza mostrare

Permessi Vault:

Solo staff con permesso "View Vault" può accedere.

Configurare in: Impostazioni → Permessi Staff

Best practice Vault:

• Usa per tutte le credenziali cliente

• Aggiorna quando cliente cambia password

• Elimina quando credenziali non più valide

• Non condividere mai via email non crittografate

Tab PROMEMORIA

Sistema di reminder per non dimenticare azioni sul cliente.

Cosa sono i promemoria:

Alert per te o il team su azioni da fare per il cliente:

Creare promemoria:

1. Pulsante Nuovo Promemoria

2. Compila:

   • Descrizione promemoria

   • Data e ora promemoria

   • Notifica a (staff da notificare)

   • Invia anche email (opzionale)

3. Salva

Come funzionano:

Alla data/ora impostata:

• Staff riceve notifica in-app

• (Opzionale) Email di reminder

• Promemoria marcato come "Notificato"

Gestire promemoria:

Completato: Spunta quando azione è fatta Posticipa: Cambia data per rimandare Elimina: Se non più necessario

Promemoria ricorrenti:

Per azioni ripetitive:

• Ogni giorno

• Ogni settimana

• Ogni mese

• Ogni anno

Esempio: "Invia report mensile cliente" → ricorrente ogni 1° del mese

Visualizzazione promemoria:

Nel profilo cliente: Tab Promemoria Dashboard globale: Widget "Promemoria in scadenza" Calendario: I promemoria appaiono nel calendario personale

Prerequisito:

Promemoria richiede Cron Job configurato per funzionare correttamente.

Tab MAPPA

Visualizzazione geografica indirizzo cliente su mappa interattiva.

Cosa mostra:

• Sede legale del cliente (indirizzo fatturazione) su mappa

• Integrazione Google Maps

• Visualizzazione satellitare/stradale

Utilità:

• Pianificare visite commerciali

• Calcolare distanze

• Visualizzare zona